معايير النظام التخزين الجيد

أ- المرونة و التكيف و الملائمة:  

فينبغي أن يسمح النظام الجيد بالتوسع فيتمدد بمرونة عندما يكتمل النظام.

ب- التنظيم العقلي :

 ينبغي أن يجعل عمل الحفظ بالترتيب أقل صعوبة، و أقل عناءا، كما يجب أن يكون نظام الحفظ بالترتيب مخططا بواسطة شخص يقدر أهمية حفظ الوثائق و السجلات و طرق التقنين (التوحيد القياسي) و التنظيم و أن يكون هذا الشخص له ميل للتنسيق و الترتيب و ذا احترام للنظام.

ج- الاقتصاد  :

ينبغي أن يسمح نظام الحفظ بالترتيب بسهولة التعرف على الوثائق الغير نشطة. و لا شك أن الأضابير و الملفات الجيدة توفر الوقت و المال، و النفقات فيه معروفة و يمكن مراجعتها و مقارنتها بالمعايير الموحدة. و يمكن الحصول على الوثائق التي لا تستعمل كثيرا يمكن نقلها إلى أماكن تخزين قليلة التكاليف. أما الوثائق و السجلات التي بطل استعمالها  Obsolète فتستهلك.

  د- إمكانية الإيجاد و الاسترجاع :

ينبغي أن يقدم نظام الحفظ بالترتيب السرعة و السهولة لاسترجاع المعلومات بأدنى حد من الوقت و الجهد الضائع. فلا أهمية للأضابير و الملفات، إذا كنا لا نستطيع إيجاد المعلومات وقت الحاجة. حتى أنه مهما أنفق من نفقات لإعادة تنظيم الملفات فإنها ستجنب المنظمة خسائر فادحة نتيجة عدم العثور على الوثائق الهامة، التي لا يمكن تعيين و تحديد مكانها عند الحاجة إليها. والنتيجة أو المحصلة هي الفشل، و خسارة الأعمال الإنتاجية و الخدمية و كذلك عدم الكفاءة.

ه- العمل على تقدم و ترقية التنسيق و التحكم  :

 ينبغي أن تنظم الوثائق في داخل ملفاتها حتى يمكن التحكم فيها. و ينبغي أيضا تنسيق المعلومات داخل الملف، و تنسيق أي ملف بعينه مع الملفات المتعلقة به.

و- البساطة :

فالنظام الذي يحتاج خبيرا لشرحه لا يكون عمليا للاستعمال اليومي الدائم. فالنظام الجيد للحفظ بالترتيب هو البسيط و السهل على الفهم والاستعمال.

ز- المناسبة و الصلاحية  :

ينبغي أن يكون نظام الحفظ بالترتيب مناسبا إذا كان جاهزا للتطبيق على الأعمال الإنتاجية أو الخدمية المعينة. و ذلك لان ممارسة نظام الحفظ بالترتيب الخاص بمؤسسة أو هيئة أو شركة أخرى مشابهة غير مستحسن أو صائب.

ح- التكامل و الاستمرارية :

ينبغي أن يؤكد نظام الحفظ بالترتيب على تكامل و استمرارية حفظ الوثائق على الرغم من التغييرات في المهنيين في المكتب أو العاملين الكتابيين. و ينبغي أن يكون في مقدرة أي شخص استرجاع المعلومات التي يريدها.