هو عملية
الترتيب الصحيح و تخزين الوثائق الأصلية أو نسخ منها ،حتى يمكن تحديد مكانها بسرعة
عند الحاجة إليها للخدمة المرجعية. و يذهب جونسون و كلاوس Johnson &
Kallaus إلى أن الحفظ بالترتيب هو الوضع الفعلي للمواد
في الصناديق و الحوافظ . و بمعنى عام فهي عملية تقسيم ، و ترتيب و تخزين المراسلات
و الأوراق و المواد منهجيا لكي يمكن تحديد مكانها بسرعة عند الحاجة إليها . و يذهب
باست و جودمان Bassett & Goodman إلى انه عملية ترتيب و تخزين المواد بأمان و بمنهجية لكي يمكن تعيين
مكانها بسرعة و سهولة عند الحاجة إليها . لان نظام الحفظ بالترتيب يمدنا بمكان آمن
لكل المواد المتعلقة بشئون الأعمال الخدمية أو الإنتاجية للمؤسسة أو للشخص ، و
الملفات و تعني " ذاكرة " المؤسسة أو الشخص بينما يرى تيري Terry أن الحفظ بالترتيب هو وضع الوثائق في الحوافظ
المقبولة طبقا لبعض الترتيبات المقررة مسبقا و ذلك فأي ورقة ، عندما تطلب يمكن
تعيين موضعها بسرعة و بيسر . و التأكيد هنا على الإيجاد و الكشف Finding. و ليس على ناحية التخزين . ووضع المعلومات في أماكن
أمينة هام، و المقدرة على إيجاد الوثائق بدقة عندما تطلب، أمر حيوي. ذلك لأن ضياع
وثيقة مطلوبة أو عدم وضعها في مكانها الصحيح ، يمكن أن يؤخر العديد من العاملين في
عملهم .
و يطلق البعض على هذه العملية التخزين – و هو الوضع الفعلي للوثائق في
الحوافظ و الملفات، و ضبط المعلومات خلال دورة حياتها.
فنظم الحفظ بالترتيب ذات الفعالية لا تؤثر فقط في الكفاءة الإدارية
المتضمنة في استعمال الوثائق النشطة ،و لكنها أيضا تؤثر في أوجه نشاط الجدولة التي
سوف تحدث عندما تصبح الوثائق مهملة و عديمة الاستعمال . و يذهب فورمان لامب Lamb إلى أن وظيفة خدمات الحفظ
بالترتيب هي ضبط حركة الملفات و التقرير على التحكم الضروري.
و يعتبر الحفظ بالترتيب وظيفة ذات أهمية عظيمة فالوثيقة التي تحفظ في غير
مكانها غالبا ما تكون وثيقة مفقودة. و الوثيقة المفقودة تعني خسارة في الوقت و
المال و الراحة العقلية حالما يبحث موظف الحفظ عن الوثيقة. و ذلك لأن الكثير من
المنظمات الكبيرة و المعقدة تعتمد على سهولة الحصول على المعلومات لاستمرار أدائها
لوظائفها بكفاءة.
ففي خلال النصف الثاني من القرن العشرين، غمرت معظم مكاتب المنشئات بطوفان
من المعلومات. و تأتي هذه المعلومات في أشكال متنوعة، بعضها خلق بواسطة الأشخاص
والأخر مخلق عن طريق الآلات. و مهما كان فهناك شيء واحد و هو الحصول على
المعلومات، و الشيء الأخر هو جعلها في متناول اليد عند الحاجة إليها. و على الرغم
من نمو صناعة علم المعلومات ، فسيظل المكتب قائما كحلقة هامة في سلسة تداول المعلومات
و صنع القرار.
و لأهمية عملية التسكين و التخزين و الوضع الفعلي للوثائق في الحوافظ و
الأضابير، فقد أطلقت على كل عمليات الإعداد الفني للوثائق من تجميع و فحص و تكييف و تهيئة و تكشيف و ترميز و إحالات و توزيع بالترتيب و
حفظ بالترتيب .
و يعد الحفظ بالترتيب أحد جوانب
العمل في إدارة الوثائق و السجلات على الرغم من أن نظم الحفظ بالترتيب أقدم من علم
إدارة الوثائق و السجلات الذي أصبح يتضمن نظم الحفظ بالترتيب .
و
بالطبع فان إدارة الوثائق و السجلات تتضمن اليوم ليس فقط الحفظ بالترتيب. و
لكن أيضا خلق، وضبط و استعمال ، وتقرير
المصير النهائي للوثائق . و إدارة الوثائق و السجلات و الحفظ بالترتيب ليست هي
أنواع المسئوليات التي عادة ما توكل لأخذ الأشخاص أو قسم في مؤسسة. فيحتاج كل شخص
يتداول وثائق المؤسسة و سجلاتها أن يكون على علم و معرفة بموضوع الحفظ بالترتيب، و
إدارة الوثائق و السجلات، ليكون على معرفة بأهمية الخلق الصحيح ن و التخزين و
الحماية، و التحكم و الاستعمال، و تقرير المصير النهائي للوثائق و السجلات. و ذلك
لأنه يجب حفظ كميات كبيرة من الوثائق في كل سنة. و المشكلة هي كيف نعالجها بطريقة
أفضل للمعالجة السريعة. فتكثر الحاجة لعمل إداري كفء لان المكتب متميز في ذلك فهو
يخزن الكثير من "منتجاته " و هذا جزء ضروري من خدماته. و كلما نخلق الكثير
من الوثائق نطلب معلومات أكثر. و نحتاج إلى ضوابط أكثر. كما تزداد أهمية الحفظ
بالترتيب لكل ورقة ووثيقة أنشأت و جهزت. فيجب أن يكون لها تقرير المصير الصحيح. و
لو لم يفعل ذلك، أو لو أننا سمحنا للوثائق الغير أساسية و الأوراق الزائدة أن تنتج
و تحفظ بالترتيب فسوف يمثل ذلك إضافة لمشكلة الحفظ بالترتيب. و من الحقائق
الأساسية أن:
1- الحفظ بالترتيب يعتبر جزءا أساسيا من تجهيز العمل الورقي.
2- ينبغي أن تكون هناك أماكن قليلة عند البحث عن
المعلومات كلما أمكن للبحث و يفضل مكان واحد فقط.
و يرتكب الكثير من الناس لسوء الحظ افتراضين خاطئين حول طبيعة الحفظ
بالترتيب. فهم يفترضون أولا و فبل كل شيء أن الحفظ بالترتيب نسبيا عمل غير
هام و روتيني و ينبغي أن يعزل للأعضاء الأقل خبرة من العملين في المكاتب و
الإدارات. و ثانيا يفترضون أن أي شخص يمكن أن يبدأ عمل الحفظ بالترتيب في
أي مكتب للملفات بدون تعليم معين أو حتى أبسط تنسيق لعمل المكتب أو أدنى تدريب.
و بالفعل فان الحفظ بالترتيب مهارة تعلم. و بينما من الصحيح أن الكثير من
عمل الحفظ بالترتيب هو عمل روتيني. لكن ينبغي أن يكون لدى العاملين المسئولين عن
حفظ وثائق المنشأة بالترتيب الفهم الجيد و التدريب الكافي و الدراسة للعمل المكتبي
و المعرفة بنظم الحفظ بالترتيب التي يجب استعمالها، لكي يكونوا قادرين على صنع
القرارات حول الترتيب الصحيح للمواد.
و ينبغي أن يكون نظام الحفظ بالترتيب منطقيا حتى يكون مفيدا جدا، كما يجب
أن يكون حسن التنظيم. و ينبغي أن يستعمل وسائل تؤدي إلى انسيابية تدفق المعلومات ،
و تجهيزات عملية ، و أشخاص مؤهلين أو مدربين. و يمكن إجمال القول أن المعايير
التالية يجب أن تتوفر في نظام الحفظ بالتدريب الجيد.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق