الاسترجاع (الإيجاد)

كانت الحاسبات الإلكترونية على سبيل المثال قد عاونت أمين المكتبة أو أخصائي المعلومات في الأعمال التكرارية أو الروتينية بالمكتبات كالتسجيل و التزويد و الإعارة و المحاسبة و غيرها...فإنها بصفة متزايدة تعاونه في الأعمال الفكرية للمكتبات و مراكز المعلومات أيضا.. ذلك لأنها مكنت الأمين من استرجاع الحقائق و المعلومات و البيانات بطريقة أكثر دقة و أكثر تعقيدا مما كان متحاً بالمكتبات و مع ذلك فلا يزال هناك خلاف في الوقت الحاضر على المدى الذي يمكن أن تذهب إليه  المكتبات و مراكز المعلومات في قضية الميكنة بحيث يتحقق لهذه الهيئات الاقتصاد و الكفاءة في ذلك الوقت.

: مفهوم الاسترجاع:

الاسترجاع هو فعل الحصول على الوثائق المرغوبة من الملف. و هو عملية تحديد موضع الوثيقة  و استخراجها من مجموعة الوثائق.

وتعد المعلومات الآن وسيلة الإنسان الأكثر أهمية، فهو في حاجة إليها يوميا لعمليات حل المشاكل و منع القرارات. و لا تعد المعلومات فقط وسيلة الإنسان الأكثر أهمية بل هي أيضا إحدى غاياته العظمى. كما أنها إحدى الموارد الأولية للمنشاة أو المؤسسة أو المنظمة أو الشركة، و تعتمد إمكانية الربحية في الأعمال على كفاءة الإدارة، و التحكم و استخدام هذا المورد، تماما و بالتأكيد مثلما تعتمد على المنتج الذي يبيعونه، وإدارتهم للمال و المادة.

ونظم تخزين و استرجاع المعلومات هي تلك النظم التي يمكن أن تخزن كميات كبيرة من المعلومات، والتي يمكن أن تسترجع عند الحاجة إليها. و استرجاع المعلومات مجال معنى بتركيب و تحليل و تنظيم و تخزين و البحث عن المعلومات و استرجاعها. و الغرض من نظام استرجاع و تخزين المعلومات هو إعلام المستعمل بوجود أو عدم وجود المعلومات المتصلة بطلب معين و موقعها. على أن عملية طلب المعلومات ليست عملية بسيطة و يمكن تحليلها إلى عدة خطوات هي:

1-    التعرف على الموضوع الدقيق

2-    تحديد مكان هذا الموضوع في دليل يحيل البحث إلى وثيقة أو أكثر

3-    إيجاد مكان الوثائق

4-    إيجاد المعلومات المطلوبة في الوثائق

و يعتمد نجاح استرجاع المعلومات بوضوح على نوعية نظم التكشيف و الترميز المستعملة لتحديد موضوع المعلومات المخزنة و على سبيل المثال . فان التسجيل المصغر ينتج عنه خفض في الحجم تقريبا 98%و على ذلك فان المعلومات المخزنة في مائة كابينة ملفات يمكن أن تخزن تقريبا في كابينتين، عندما تسجل تسجيلا مصغرا. و هذا المثال يوضح الحاجة المتناهية للدقة و الكفاءة في نظم التكشيف و الترميز.فالتكشيف لأي نظام استرجاع معلومات هو الموضوع الوحيد الأهم في النظام، فالكشافات أساسا مرشح، و هدفه السماح للمعلومات المطلوبة بالعبور و حجز المعلومات غير المطلوبة في الخلف.

و يضم استرجاع المعلومات كل عمليات التنظيم سواء أكانت متعلقة بالمدخل الموضوعي بشقيه الهجائي و المصنف أي يشمل في الحقيقة كل أنواع التكشيف و الكشافات. و هذا في الحقيقة أحد التطورات الحديثة التي شهدها مجال التكشيف . و هو أحد الثلاث طرق المعروفة جيدا  لاسترجاع المعلومات و هي :التكشيف،و التصنيف، و الالتقاط الآلي. و قد أضاف تاوبهTaube  طريقة رابعة و هي التكشيف الترابط أو التوافقي (المتناسق) Co-ordinate.و بعض الكتاب يعتبرون هذه الأساليب طرائق بديلة لتنفيذ نفس العملية، تختلف فقط في المجال و الفاعلية و البعض الأخر يعتبرونها  جامعة فيما بينها و كل واحدة منها تصلح فقط لجانب واحد من استرجاع  المعلومات.

و نظم استرجاع المعلومات مطلوبة لتقليل التكلفة الناتجة عن تكرار المجهود في تخزين البيانات و لتخفيض التكلفة بسبب تكرار الأخطاء عند تخزين نفس البيانات في مواقع متعددة. و تتطلب نظم معلومات الإدارة الأساليب الفنية المتنوعة لاسترجاع المعلومات من مرصد (قاعدة) البيانات و يمكن للقرارات الأفضل أن تصنع باستعمال نظم استرجاع المعلومات ذات المعلومات الموقوتة و الدقيقة. و تزيد نظم استرجاع المعلومات من الإبداع و تقلل العمل الورقي و تحسن خدمة العملاء ، و تحسن الاتصالات الداخلية و الخارجية و تقلل المشاكل الناتجة عن نقص العمالة البشرية في المجالات الفنية المصحوبة بالتخصصات العميقة المطلوبة، و تؤكد على استرجاع المعلومات كحل مثالي تجاه زيادة الإبداع الفني للفرد و إنتاجيته.

و تنقسم نظم تخزين و استرجاع المعلومات أساسا إلى ثلاث فئات و هي:

1-    نظم استرجاع الوثائق   System Document Retrieval

و هو النظام الذي يزود المستعمل أخيرا بالنص الكامل للوثيقة التي طلبت. و يتضمن استرجاع الوثائق الخطوات التالية:

أ‌-       ملأ الطلبات الفردية على ورقة طلب، و التي تنقل عادة إلى وسيلة التخزين المركزية.

ب‌-   موافقة موظف الطلبات على الطلب و قيامه بإعطاء الأمر لموظف الملفات لاسترجاع الوثيقة .

ج‌-    نقل الوثيقة سواء بواسطة الساعي أو بواسطة الوسائل الميكانيكية للشخص الذي قام بطلبها.

د‌-      إعادة الوثيقة لمنطقة التخزين المركزية عندما لا تعد مطلوبة و إجراء الاسترجاع اليدوي مشابه تماما لكل من المعدة الآلية للاسترجاع و المعدة غير الآلية.  

و لقد أدخلت حديثا الوسيلة التي تسهل استرجاع و استعارة الوثائق و هذه الوسيلة الحديثة، التي هي أساسا كمبيوتر مصغر يدرج الوثائق في قائمة، و التي تراجع في فترة معينة من الوقت. و يدون أيضا اسم الشخص الذي فحص الوثيقة و اعارها، و تاريخ فحص الوثيقة و إعارتها، و التاريخ المستحق إرجاعها فيه.و اسم الشخص التالي الذي سيقوم بفحص و إعارة الوثيقة و قبل أن يسأل موظف الطلبات موظف الملفات استرجاع الوثيقة فيمكن استعمال هذه الوسيلة لتقرير إمكانية الحصول على الوثيقة.

2-    نظم الاسترجاع المرجعية     Reference Retrieval Systems

و هي النظم التي تقدم الإرشادات المرجعية إلى مواضع الوثائق.

3-    نظم استرجاع البيانات      Systems  Data Retrieval

           و نظام  استرجاع البيانات عادة يسترجع البيانات المعروضة ككلمات أو أعداد، و هي ليست نظم استرجاع معلومات حقيقية. و نظم استرجاع المعلومات المستعملة لمثل هذه الأشياء هي جداول حجز مقاعد الطائرات أو عمليات ضبط الجرد و غيرها.

و يشتمل استرجاع المعلومات على مرحلتين أساسيتين :

أ- تعيين المعلومات المطلوبة .

ب- تحويل المعلومات إلى الحالة التي يمكن قراءتها .   

              و هناك تمايز ما بين استرجاع الوثائق و استرجاع المعلومات و يشير استرجاع الوثائق إلى النشاطات المتضمنة في تحديد مكان و تحريك الوثائق المحسوسة من الملفات. و استرجاع المعلومات على الجانب الأخر يشير أساسا إلى أوجه النشاط المتضمنة في تعيين و تحديد المعلومات من أوعية الكمبيوتر الممغنطة أو التصوير المصغر.

خدمات استرجاع المعلومات:

           تعتبر الخدمات المرجعية البيبليوغرافية تقليديا هي محور الخدمات المكتبية منذ زمن بعيد، ذلك لأنها الخدمات المباشرة للقراء و المستفيدين من المكتبات و لكن هذه الخدمة في الإستخدمات المعاصرة تسمى استرجاع المعلومات IR و ذلك مع تزويد حجم المطبوعات و تعقد موضوعاتها و زيادة لغات النشر ...الخ و بالتالي مع الضرورة التعرف على محتويات الكتب أو المقالات أو التقارير الفنية . أي التعرف على المعلومات الميكروكوزمية Micro-Information ، و على كل حال يمكن أن نميز الأنواع الثلاثة التالية :

1-   استرجاع الإشارات البيبليوغرافية أو الاسترجاع المرجعي Reference Retrieval :

          و تمثل هذا النوع في الفهرس البطاقي للمكتبة و غيره من الكشافات التي تدلنا على البيانات البيبليوغرافية الكاملة عن الوثيقة سواء استخدام الكمبيوتر في ذلك أو لم سيستخدم .

2-   استرجاع نصوص الوثائق Documents Retrieval  :

          حيث يزود الباحث بالنصوص الوثائقية الكاملة المطلوبة( أي تزويد الباحث بنسخة من الكتاب او التقارير ....الخ) بدلا من مجرد تزويد الباحث بالبيان المرجعي عن الوثائق .

3-   استرجاع الحقائق أو المعلومات Data or Fact Retrieval :

           حيث يزود الباحث بالمعلومات نفسها المطلوبة كإجابة على أسئلة محددة ( مثل سؤال عن الإنتاج الكلى لمحول القطن في السودان).

و تركز خدمات استرجاع المعلومات غلى المواد غير المكتبية Non-Book Matérial أي أنها تهتم بمقالات الدوريات و التقارير الفنية و المواصفات و براءات الاختراع Patent و غيرها.

  و معظم هذه الأنشطة يتم في المكتبات المتخصصة و في مراكز المعلومات خصوصا تلك المتصلة بالبحوث و الصناعة حيث تظهر الحاجة ملحة الاسترجاع المعلومات بسرعة و دقة في مجالات متخصصة و محددة .

تقسيم الوثائق لأغراض استرجاع المعلومات:

و لقد وصف روبرت أ.شيف  المشكلة الأساسية للتحكم في الوثائق و المفتاح إلى الاستفادة من الاسترجاع ليس في الآلة و لكن في"تصميم النظام " فالمؤسسات و الهيئات المتوسطة . ليست مشكلتها في أحد الآلات مطلقا، و لكن في كيفية تحقيق و التعرف على المعلومات و الوثائق التي يجب أن تكشف و اختيارها. ثم في كيفية حفظها بالترتيب لكي يستطاع إيجادها عند الحاجة إليها.

  

      و يقسم محللو نظم الوثائق ـ الوثائق لأغراض الاسترجاع إلى :

Transaction Documents1 ـ الوثائق الإجرائية.       

        Reference Documents       2ـ الوثائق المرجعية .

1 ـ الوثائق الإجرائية:

        تتكون هذه الوثائق بصفة عامة من نماذج الأعمال التجارية و الصناعية ، و هي مألوفة لكل العاملين في المكاتب. فهي تتضمن الفواتير، و الطلبات و الالتماسات و أوامر الشراء و البيع و الشيكات و المراسلات    النشطة مع العملاء و التوريدات و مصادر المهمات و البيانات.ويقرر أخصائيو إدارة الوثائق و السجلات أن ذلك يتضمن أكثر من 75% من العبئ الكلي للوثائق لمعظم المنظمات و الهيئات و يمكن لملفات الإجراءات أن ترتب رقميا أو هجائيا، و هي عادة لا تمثل مشكلة خاصة في التكشيف و الاسترجاع، و التحكم في أي تكاثر لمثل هذه الوثائق، و إنشاء السياسات المناسبة و الإجراءات المتعلقة بفترات مدد الحفظ، و الحماية، و ما شابه ذلك. و هذا يمكن تحقيقه خلال إدارة الوثائق و السجلات. و التحكم المناسب، و مدة الحفظ و الاسترجاع الفعالة    للوثائق الإجرائية المناسبة يمكن أن تنجز خلال الحفظ بالترتيب المركزي و الطرق و الأساليب الفنية للحفظ 

بالترتيب الملائم .

        و الوثائق الإجرائية موازية للترتيب الرقمي و الألفبائي، فنظام وثائق الإجراءات بصفة خاصة لو كان متحدا مع التجهيز الآلي بالحاسب الالكتروني ، سوف يفيد بواسطة نظام الترقيم الذي يحفظ  الوصول الهجائي البحث للملفات الإجرائية مصحوبا بالحصول على كل المداخل في تسلسل رقمي.

        و يقابل الوثائق الإجرائية معلومات التشغيل التي تتضمن أوامر التزويد، و معلومات الشحن. و معلومات كشوف الماهيات، و معلومات الإنتاج هي أمثلة لمعلومات التشغيل التي تعطي تعليمات لشخص ما لعمل شيء ما في محيط العمليات اليومية لمؤسسة أو منظمة. و بدون هذه المعلومات فان التعامل و الصفقات و المعاملات سوف لا تحدث و لن تبدأ نشاطات المؤسسة أو تتم.

2ـ الوثائق المرجعية:

        و الوثائق المرجعية هي التقارير، و بيانات البحث، و معلومات التسويق، و الوثائق القانونية و الخطابات و المذكرات و ما شابه ذلك. و بينما تقدر فقط ب 10% إلى 15% من العمل الورقي، نجدها تمثل المشكلة الكبيرة فيما يتعلق باسترجاع المعلومات الدقيق و الشامل. و ذلك لأنه عندما تكشف و ترمز طبقا لموضوعاتها بواسطة موظفي الملفات المتنوعين. تكون الوثائق المرجعية عرضة للاختلاف في الترميز و عادة ما تمثل صعوبة في تعيين مكان المعلومات  في المكتب.

       و يقابل الوثائق المرجعية معلومات الإدارة و هي النوع المستعمل من المعلومات في التخطيط و اتخاذ القرار و حل المشاكل و الرقابة. و هدفه بصفة عامة وصف الوضع الحالي لأوجه نشاط المنشأة أو المنظمة للإمداد بأساس القرارات التي يمكن أن يكون لها أثار في المدى القصير، و في الأمد البعيد على عمليات المنشأة أو المنظمة. فهي تساعد كبار الموظفين و المديرين لمعرفة متى توجد الفرصة لتقوية الجامعة أو المنظمة بطريقة ما. و لكن معظم كل معلومات الإدارة ينبغي أن يكون هدفها تحريك الحدث. 

       و من الملاحظ أن دورات الحفظ بالترتيب و الكشف و الإيجاد (الاسترجاع) متوافقة (أي يتوقف بعضها على بعض) في المراحل المتنوعة من الوقت الذي تخلق فيه الوثيقة حتى تحفظ بالترتيب بصفة دائمة أو تستهلك. و يجب أن يحتفظ بعلاقات العمل الوثيقة دائما بين أوجه نشاط الحفظ بالترتيب و الكشف و الإيجاد في إدارة الوثائق و السجلات. و ينبغي أن يكون نفس الموظف القائم بحفظ الوثائق بالترتيب  هو نفسه المسئول عن إيجادها (استرجاعها)  حيثما كان ذلك ممكنا.

 معوقات الاسترجاع:

       و لما كان الاسترجاع هو الإيجاد، و هو تمكين الناس من إيجاد المواد الوثائقية عندما تكون مطلوبة فيجب الاحتياط تجاه أخطاء الحفظ بالترتيب و التي تمثل معوقات لاسترجاع الوثائق و إيجادها بكفاءة تامة و هي:

×     ازدحام الأدراج أكثر من اللازم و عدم وجود مكان كاف للعمل سواء للحفظ بالترتيب و الإيجاد.

×     الحوافظ مثقلة أكثر من اللازم.

×     الألسنة تبلى و تتدلى.

×     التقاط مشابك الأوراق لأوراق أخرى و تمسكها و تلتصق بالمجموعات التي لا ترتبط بها.

×     الأوراق لم يحال إليها كما ينبغي .

×     لم تحفظ الأوراق في ترتيبها الصحيح – سواء قبل أو بعد الحوافظ التي قصد أن تحفظ فيها، أو فيما بين الحوافظ.

×     عدم صحة تكشيف و ترميز الأوراق .

×     استعمال شخص مدرب في الملفات.