وظائف التخزين و أهدافه

×     حفظ وثائق القرارات السابقة و جعلها جاهزة في متناول الأيدي عندما تكون مطلوبة سواء للمراجعة أو البرهنة، مما يساعد كبار الموظفين في رسم إطار سياسة العمل الخدمي أو الإنتاجي. 

×     تؤدي نظم الحفظ بالترتيب المركزية وظيفة مركز المعلومات في المؤسسات الكبيرة، وذلك بالحفاظ على كل الوثائق المتصلة معا، لكي يكون تاريخ التعامل مع إحدى الشركات أو أحد الأشخاص في المتناول و في مكان واحد. كما أن المواد المستعملة بأحد الموضوعات أو المناطق الجغرافية يمكن أيضا أن تتجمع معا.

×     تحفظ المعلومات المتعلقة بالمتنافسين أو المتعاملين أو المنتفعين لصالح المشروع أو المؤسسة أو الهيئة. 

×     يحافظ نظام الحفظ بالترتيب بطريقة منهجية على الوثائق الهامة لتقديم العمل الخدمي أو الإنتاجي.

×     الإمداد بالمكان الدائم و الأمن لوثائق الأعمال التجارية  و الصناعية و الوثائق الشخصية خلال الوقت الذي لا تكون فيه في الاستعمال.