تبرز أهمية أساليب التوثيق الحديثة من
خلال احتياج الباحثين المختصين للمعلومات الدقيقة بسرعة ويسر، كما تقدم أفضل
الخدمات للقراء ولطلبة البحث العلمي.
وأهم أنواع التقنية الحديثة لتخزين المعلومات بشكل منظم واسترجاعها بسرعة هي:
1- المصغرات "الميكروفيلم".
2- الحاسب الالكتروني "الكمبيوتر" فالأولى في بيان أهمية أساليب التقنية الحديثة لتخزين المعلومات وتكشيفها هي نوع من أنواع التصوير الدقيق وفق مقاييس لا يمكن الإطلاع عليها بالعين المجردة، ظهرت في النصف الأول من القرن التاسع عشر، وتعد المصغرات النوع الأول في الفهارس الآلية، والفهارس المصغرة، وقد انتشرت بعد أن أصبح إنتاجها ممكنًا كمستخرجات الحاسوب.
أما الحاسب الآلي: فهو جهاز الكتروني، أو منظومة يستطيع القيام بكافة الأعمال الحسابية والمعالجة، بحيث يستقبل البيانات، ويستعان ببرنامج خاص يتضمن نتائج تعليمات توضح مراحل وخطوات إجراء عملية تشغيل البيانات، وتحريكها كي تخرج وتسترجع في النهاية على شكل نتائج وإجابات.
يتميز الحاسب الآلي: بوجود ذاكرة أو وحدة تخزين للمعلومات ويتميز بأنه سريع وحساس، ودقيق، ومنظم للمعلومات، ومجالاته الموضوعية متعددة كذلك خدماته المكتبية، ولقد اعتمدته المكتبات الكبيرة حاليًا في خدماتها للقراء، وتنظيم ومعالجة عدة عمليات فنية للخدمة المكتبية، كالتزويد والفهرسة، والتصنيف، والتكشيف، والأدلة، والمكتشفات، والحصول على قوائم معينة للمؤلفين.ومن وسائل التكشيف الآلي "مكنز" وهو أداة للتحليل الموضوعي يستخدم في تخزين المعلومات بترجمة ونقل مفاهيم الوثائق إلى المصطلحات المستخدمة في النظام من "المكنز" ويستخدم أيضًا في استرجاع المعلومات في ترجمة، ونقل مصطلحات طلب المستفيد إلى لغة النظام بالاعتماد على المكنز، تعود كلمات مكنز في اللغة العربية إلى كلمة كنز، وعودة إلى التراث العربي الإسلامي، نجد أن ابن السكيت أبو يوسف يعقوب بن إسحاق قد استعملها في معجمه (كنز الحفاظ في كتاب تهذيب الألفاظ) المرتب في أبواب موضوعية.
ونجد أيضًا معجم (المخصص) لابن سيده الأندلسي قد بوب بنسق موضوعي، بينما استعماله الحديث يعود إلى الستينات وأوائل السبعينات، أما الكلمة باللغة الأجنبية فمأخوذة من اللغة اللاتينية، أي الخزانة أو المستودع، أي خزانة المعرفة أو مستودعها، واللغة اللاتينية لكلمة "مكنز" "تري زوري" واستخدمت لأول مرة في عام 1294 أي أنها وردت في التراث العربي قبل 436 سنة، ثم ظهرت في القرن السادس عشر في عناوين المعاجم اللاتينية والإغريقية، وأوسعها انتشارًا مكنز بــ"بترماك روجيه" يعنى أن بعنوان مكنز الكلمات، والعبارات الإنجليزية في عام 1852.
وأول استخدام للكلمة لأغراض الاسترجاع المعلومات في اللغة الأجنبية كان عام 1957 ميلاديًّا، يشمل المكنز المصطلحات التي تستخدم في تكشيف الإنتاج البشري الفكري وتحليله في مجال مجالات المعرفة المتعددة، ويصمم عادة لمشروعات التكشيف التي تعتمد على الحاسبات الآلية، وهو قائمة بالمواصفات وعلاقاتها التي تكشف وتسترجع المعلومات وتكون مرتبه هجائيًّا أو هرميًّا.
وهناك إجراءات تنظيمية فنية عند بنائه، وله جانبان للإنتاج:
وأهم أنواع التقنية الحديثة لتخزين المعلومات بشكل منظم واسترجاعها بسرعة هي:
1- المصغرات "الميكروفيلم".
2- الحاسب الالكتروني "الكمبيوتر" فالأولى في بيان أهمية أساليب التقنية الحديثة لتخزين المعلومات وتكشيفها هي نوع من أنواع التصوير الدقيق وفق مقاييس لا يمكن الإطلاع عليها بالعين المجردة، ظهرت في النصف الأول من القرن التاسع عشر، وتعد المصغرات النوع الأول في الفهارس الآلية، والفهارس المصغرة، وقد انتشرت بعد أن أصبح إنتاجها ممكنًا كمستخرجات الحاسوب.
أما الحاسب الآلي: فهو جهاز الكتروني، أو منظومة يستطيع القيام بكافة الأعمال الحسابية والمعالجة، بحيث يستقبل البيانات، ويستعان ببرنامج خاص يتضمن نتائج تعليمات توضح مراحل وخطوات إجراء عملية تشغيل البيانات، وتحريكها كي تخرج وتسترجع في النهاية على شكل نتائج وإجابات.
يتميز الحاسب الآلي: بوجود ذاكرة أو وحدة تخزين للمعلومات ويتميز بأنه سريع وحساس، ودقيق، ومنظم للمعلومات، ومجالاته الموضوعية متعددة كذلك خدماته المكتبية، ولقد اعتمدته المكتبات الكبيرة حاليًا في خدماتها للقراء، وتنظيم ومعالجة عدة عمليات فنية للخدمة المكتبية، كالتزويد والفهرسة، والتصنيف، والتكشيف، والأدلة، والمكتشفات، والحصول على قوائم معينة للمؤلفين.ومن وسائل التكشيف الآلي "مكنز" وهو أداة للتحليل الموضوعي يستخدم في تخزين المعلومات بترجمة ونقل مفاهيم الوثائق إلى المصطلحات المستخدمة في النظام من "المكنز" ويستخدم أيضًا في استرجاع المعلومات في ترجمة، ونقل مصطلحات طلب المستفيد إلى لغة النظام بالاعتماد على المكنز، تعود كلمات مكنز في اللغة العربية إلى كلمة كنز، وعودة إلى التراث العربي الإسلامي، نجد أن ابن السكيت أبو يوسف يعقوب بن إسحاق قد استعملها في معجمه (كنز الحفاظ في كتاب تهذيب الألفاظ) المرتب في أبواب موضوعية.
ونجد أيضًا معجم (المخصص) لابن سيده الأندلسي قد بوب بنسق موضوعي، بينما استعماله الحديث يعود إلى الستينات وأوائل السبعينات، أما الكلمة باللغة الأجنبية فمأخوذة من اللغة اللاتينية، أي الخزانة أو المستودع، أي خزانة المعرفة أو مستودعها، واللغة اللاتينية لكلمة "مكنز" "تري زوري" واستخدمت لأول مرة في عام 1294 أي أنها وردت في التراث العربي قبل 436 سنة، ثم ظهرت في القرن السادس عشر في عناوين المعاجم اللاتينية والإغريقية، وأوسعها انتشارًا مكنز بــ"بترماك روجيه" يعنى أن بعنوان مكنز الكلمات، والعبارات الإنجليزية في عام 1852.
وأول استخدام للكلمة لأغراض الاسترجاع المعلومات في اللغة الأجنبية كان عام 1957 ميلاديًّا، يشمل المكنز المصطلحات التي تستخدم في تكشيف الإنتاج البشري الفكري وتحليله في مجال مجالات المعرفة المتعددة، ويصمم عادة لمشروعات التكشيف التي تعتمد على الحاسبات الآلية، وهو قائمة بالمواصفات وعلاقاتها التي تكشف وتسترجع المعلومات وتكون مرتبه هجائيًّا أو هرميًّا.
وهناك إجراءات تنظيمية فنية عند بنائه، وله جانبان للإنتاج:
الأول: فكري.
والثاني: تنظيمي.
هذا وللمكانز أنواع:
1- مكانز اللغة المقيدة، وتعتمد في مصطلحاتها على قوائم محدودة للمواصفات، يتم الالتزام بها في التكشيف والاسترجاع ويتفرع منها العديد من الأنواع، فالمكانز متعددة اللغات، وتشمل على مصطلحات في لغة ما، ومقابلاتها الاصطلاحية في اللغات الأخرى وتستخدم للتكشيف واسترجاع المعلومات في عدة لغات.
ولهذا النوع من المكانز ميزة؛ وهي إنشاء شبكات معلومات والأنظمة التعاونية في مجال المعلومات حيث تتوسع مستويات التعاون، وتصبح على مستوى عالمي أو إقليمي، ومثال ذلك: مكنز جامعة الدول العربية ثلاثي اللغات، ولهذا النوع أيضًا من المكانز أنواع.
2- مكانز اللغة الحرة: وتستخدم في مرحلة البحث والاسترجاع، وتعتمد في مصطلحاتها على اللغة الحرة المقتبسة من عنوان الوثيقة، أو من النص الأصلي بها، على أن تتوافر المترادفات والهجاءات والأشكال الممكنة للكلمة البديلة.
أما أجزاء المكنز فهي ثلاثة: المقدمة، الجزء الرئيس، الأجزاء المكملة ولكل منها مهمته، ووظائفه ثلاث، تتمثل بثلاث نقاط: أداة المكشف، وأداة الباحث، والوسائل التي تمكن الباحث من تعديل إستراتجية البحث.
ومن أمثلة المكانز في الوطن العربية: مكنز جامعة الدول العربية ثلاثي اللغة وقد أسس كدليل لكل المكتشفين في أرجاء الوطن العربي، ومكنز اتصال الجماهير الراديو والتلفاز، والمكنز الإسلامي، ومكنز البنك الإسلامي للتنمية، ومكنز التربية والثقافة والعلوم، والمكنز متعدد اللغات، والمكنز العربي المعاصر، ومكنز العلوم الاجتماعية، والمكنز النفطي العربي، ومكنز الفيصل، والمكنز الموسع عربي إنجليزي فرنسي وهو أضخم مكنز في العالم من حيث الحجم، ومكنز مصطلحات علم المكتبات والمعلومات أيضًا مشروع إعداد المكنز الوطني في سوريا.
أيضًا من مصادر البحث العلمي نسل المعلومات، يتخذ الباحث بطاقات يدون عليه بإيجاز ما يراه نافعًا في المصادر التي يستقي منها ما يفيد بحثه.
أما تدوينها كاملة، فإنما يكون في البحث نفسه، ومن المهم ألا يُشغل بطاقات بحثه إلا ما يتصل به مباشرة، وهناك من ينهضون ببحوث دون استخدام بطاقات، وإنما يستخدمون كراسات، وفائدتها أقل من فائدة البطاقات المنفصلة، التي يمكن تنسيقها على أساس معجمي أولي أو أي أساس آخر.
ويجب ألا يتهاون الباحث في تسجيل الملاحظة؛ لأن ذاكرته قد تخونه وينبغي ذكر المصادر التي تحويها الملاحظة وصفحاتها.
تُنَظَّمُ البطاقات في مجموعات، وقد ترتب موضوعيًّا أو زمنيًّا، والأولى أن ترتب حسب الأبواب أو الفصول؛ فيجعل عنوان البطاقة نفس عنوان الفصل، ونلمس تنظيم البطاقات عند أسلافنا الأوائل كما في كتاب (الحيوان) للجاحظ، حيث يذكر الكتاب ووراءه الاقتباس مباشرة، كانوا يبدءون الاقتباس بمثل: قال، ونحوها وينهونه بمثل: انتهى، أو الحمد لله، أو الله أعلم، وقد يرمزون إليها بحرفين ألف نقطة هاء. رمز على كلمة انتهى.
والثاني: تنظيمي.
هذا وللمكانز أنواع:
1- مكانز اللغة المقيدة، وتعتمد في مصطلحاتها على قوائم محدودة للمواصفات، يتم الالتزام بها في التكشيف والاسترجاع ويتفرع منها العديد من الأنواع، فالمكانز متعددة اللغات، وتشمل على مصطلحات في لغة ما، ومقابلاتها الاصطلاحية في اللغات الأخرى وتستخدم للتكشيف واسترجاع المعلومات في عدة لغات.
ولهذا النوع من المكانز ميزة؛ وهي إنشاء شبكات معلومات والأنظمة التعاونية في مجال المعلومات حيث تتوسع مستويات التعاون، وتصبح على مستوى عالمي أو إقليمي، ومثال ذلك: مكنز جامعة الدول العربية ثلاثي اللغات، ولهذا النوع أيضًا من المكانز أنواع.
2- مكانز اللغة الحرة: وتستخدم في مرحلة البحث والاسترجاع، وتعتمد في مصطلحاتها على اللغة الحرة المقتبسة من عنوان الوثيقة، أو من النص الأصلي بها، على أن تتوافر المترادفات والهجاءات والأشكال الممكنة للكلمة البديلة.
أما أجزاء المكنز فهي ثلاثة: المقدمة، الجزء الرئيس، الأجزاء المكملة ولكل منها مهمته، ووظائفه ثلاث، تتمثل بثلاث نقاط: أداة المكشف، وأداة الباحث، والوسائل التي تمكن الباحث من تعديل إستراتجية البحث.
ومن أمثلة المكانز في الوطن العربية: مكنز جامعة الدول العربية ثلاثي اللغة وقد أسس كدليل لكل المكتشفين في أرجاء الوطن العربي، ومكنز اتصال الجماهير الراديو والتلفاز، والمكنز الإسلامي، ومكنز البنك الإسلامي للتنمية، ومكنز التربية والثقافة والعلوم، والمكنز متعدد اللغات، والمكنز العربي المعاصر، ومكنز العلوم الاجتماعية، والمكنز النفطي العربي، ومكنز الفيصل، والمكنز الموسع عربي إنجليزي فرنسي وهو أضخم مكنز في العالم من حيث الحجم، ومكنز مصطلحات علم المكتبات والمعلومات أيضًا مشروع إعداد المكنز الوطني في سوريا.
أيضًا من مصادر البحث العلمي نسل المعلومات، يتخذ الباحث بطاقات يدون عليه بإيجاز ما يراه نافعًا في المصادر التي يستقي منها ما يفيد بحثه.
أما تدوينها كاملة، فإنما يكون في البحث نفسه، ومن المهم ألا يُشغل بطاقات بحثه إلا ما يتصل به مباشرة، وهناك من ينهضون ببحوث دون استخدام بطاقات، وإنما يستخدمون كراسات، وفائدتها أقل من فائدة البطاقات المنفصلة، التي يمكن تنسيقها على أساس معجمي أولي أو أي أساس آخر.
ويجب ألا يتهاون الباحث في تسجيل الملاحظة؛ لأن ذاكرته قد تخونه وينبغي ذكر المصادر التي تحويها الملاحظة وصفحاتها.
تُنَظَّمُ البطاقات في مجموعات، وقد ترتب موضوعيًّا أو زمنيًّا، والأولى أن ترتب حسب الأبواب أو الفصول؛ فيجعل عنوان البطاقة نفس عنوان الفصل، ونلمس تنظيم البطاقات عند أسلافنا الأوائل كما في كتاب (الحيوان) للجاحظ، حيث يذكر الكتاب ووراءه الاقتباس مباشرة، كانوا يبدءون الاقتباس بمثل: قال، ونحوها وينهونه بمثل: انتهى، أو الحمد لله، أو الله أعلم، وقد يرمزون إليها بحرفين ألف نقطة هاء. رمز على كلمة انتهى.
