أشكال أنظمة المعلومات داخل المؤسسة

تمهيد: 

 من خلال دراسة المفاهيم الأساسية لنظم المعلومات في الفصل الأول، نلاحظ أن نظم المعلومات واكبت التطور التكنولوجي منذ الستينات؛ الأمر الذي دفع بالمؤسسات إلى مرحلة من التفكير الإستراتيجي، وهي كيفية الاستفادة من التقنيات الحديثة في مجال المعلوماتية، لتحقيق موقع تنافسي جيد بين المؤسسات في نفس القطاع من خلال استبدال النظم اليدوية للمعلومات بنظم محوسبة  أكثر سرعة ودقة وكفاءة.

وساعد على ذلك فيما بعد التطور الكبير في البرمجيات والوسائل المستخدمة في معالجة وتخزين ونقل المعلومات، مما زاد من قدرة المؤسسات على معالجة وحفظ كميات كبيرة من المعلومات، التي تخدم نشاطات المؤسسة،كذلك زادت في سرعة الاستجابة للمتغيرات الداخلية والخارجية بسرعة كبيرة. 

وبهذا التطور التقني الهائل التي تعددت به أنظمة المعلومات، و ظهرت على إثره معايير جديدة للتصميم، وكذلك أجيال متطورة من الأنظمة المعلوماتية سواء المركزية أو اللامركزية داخلية وخارجية.

هذه النظم تنقسم إلى نظم معلومات رسمية، و هي نظم معلومات تحكمها مجموعة من الإجراءات والقواعد؛ ونظم معلومات غير رسمية وهي نظم معلومات قد تكون غير مهيكلة، وتساعد على جمع المعلومات التي تتعلق بنشاط المؤسسة، ولكن من مصادر متعددة داخلية وخارجية.

 لذا سوف يتناول هذا الفصل نظم المعلومات الرسمية التي تستخدمها المؤسسة، والتي يمكن تقسيمها إلى:

- المبحث الأول: نظم المعلومات الإدارية.

- المبحث الثاني: نظم المعلومات المحاسبية.

- المبحث الثالث:نظم مساندة القرارات.

- المبحث الرابع: النظم الخبيرة.

نظم المعلومات الإدارية:

تحتاج الإدارة في المؤسسات إلى كم هائل من المعلومات في مختلف المستويات الإدارية وذلك لتسيير الأعمال اليومية للمؤسسات،كما يتولد عن ممارسة المؤسسات لنشاطاتها قدر كبير من البيانات، ولذلك لابد من كيان يعمل على معالجة وخزن وبث هذه البيانات إلى مختلف المستويات الإدارية، وهذا الكيان هو نظام المعلومات الإداري، والذي يدعم وبصورة رئيسية وفاعلة بيئة الأعمال المعاصرة من خلال:

-  دعم عمليات المؤسسة.

-  دعم وظائف الإدارة والميزة الإستراتجية للمؤسسة.

-  دعم اتخاذ القرار الإداري.

وذلك من خلال قيامه بمجموعة من الوظائف:

- الحصول على  البيانات من مختلف المصادر (جمع وتخزين).

- القيام بمعالجة هذه البيانات وتحويلها إلى معلومات.

- تصنيف وترتيب المعلومات في ملفات، وخزن هذه الملفات في قاعدة البيانات.

- استعمال المعلومات من خلال استخراجها وبثها إلى المستخدمين و متخذي القرارات.

- القيام باسترجاع النتائج (التغذية العكسية) وخزنها وتجديد المعلومات أولاً بأول.

مفهوم نظم المعلومات الإدارية: 

 تعددت تعاريف نظم المعلومات الإدارية بشكل كبير، ويرجع هذا إلى نظرة المختصين والمستفيدين من تلك النظم، وذلك من خلال عدة جوانب سواء، الهدف الذي تعمل هذه النظم على تحقيقه في جمع ومعالجة وبث المعلومات، أو من حيث دورها في دعم عمليات اتخاذ القرارات، وقدرتها على دعم وظائف الإدارة وعملياتها في مختلف المستويات الإدارية داخل المؤسسات ومن هذه التعاريف:

- عرف سعد غالب ياسين  نظام المعلومات الإداري: " بأنه نظام متكامل، يتكون من مجموعة من الأفراد والأجهزة والإجراءات والأنظمة الفرعية للمعلومات، وذلك بغرض تزويد الإدارة بكل ما تحتاجه من معلومات دقيقة وكافية عن الأنشطة الدقيقة ومن أجل إنجاز الوظائف الإدارية من تخطيط، وتنظيم، وقيادة، ورقابة، واتخاذ قرارات شبه هيكلية وغير هيكلية بصورة كفأة وفعالة".

فقد ركز هذا التعريف على عدد من السمات التي تتوفر في نظام المعلومات مثل:

- المقومات الأساسية لنظام المعلومات (الأفراد ـ الأجهزة ـ الإجراءات).

-كما ركز على مكونات نظام المعلومات الإدارية؛ باعتباره يتكون من مجموعة من الأنظمة الفرعية للمعلومات.

- أشار إلى دورها في دعم وظائف الإدارة، واتخاذ القرارات المهيكلة وشبه المهيكلة.

- وعرفه سليم إبراهيم الحسينية: " بأنه نوع من أنواع أنظمة المعلومات المصممة لتزويد إداريي المنظمة بالمعلومات اللازمة، للتخطيط والتنظيم والقيادة والرقابة على نشاطات المنظمة، والمساعدة على اتخاذ القرارات".

ومن كافة التعاريف يمكن تعريف نظام المعلومات الإدارية بأنه: "نظام رسمي يتكون من مجموعة من الأنظمة الفرعية تعمل بتكامل  في إطار مهيكل، وبالارتكاز على الحاسوب وبرمجياته الحديثة  بغرض معالجة كافة أنواع البيانات من مختلف المصادر؛ بهدف توفير المعلومات ذات الجودة العالية بسرعة ودقة لدعم وظائف وعمليات المؤسسة، وخاصة عمليات اتخاذ القرار في المؤسسة عند مستوياته الثلاثة".

ومن التعاريف السابقة نستنتج مجموعة من السمات لنظام المعلومات الإداري وهي : ـ

1-  أنه نظام مكون من مجموعة من الأنظمة يتكامل معها لدعم وظائف الإدارة.

2-  أن فاعليته حديثة لاستخدام أحدث البرامج والتجهيزات.

    3-أن نظام المعلومات الإداري الفاعل يدعم كافة المستويات الإدارية في اتخاذ قراراتها وإدارة نشاطاتها،حيث يستقبل نظام المعلومات الإداري البيانات من البيئة الخارجية، ومن وحدات المؤسسة ويعمل.

على معالجة هذه البيانات، ويمد المستويات الثلاثة بالمعلومات التي تتناسب مع نوع النشاط في هذه المستويات، حيث يمد المستوى الاستراتيجي بالمعلومات التي تتعلق بالنشاط الاستراتيجي للمؤسسة، ويمد المستوى التكتيكي بمعلومات تكتيكية، ويمد المستوى الفني بالمعلومات التي تخدم النشاط الفني كما يوفر معلومات عن اللوائح والقوانين للمؤسسة والأطراف الأخرى.

أنواع نظم المعلومات الإدارية: 

يوجد عدد كبير من التصنيفات لأنواع نظم المعلومات الإدارية، فباتساع مجال النشاطات التي تمارسها المؤسسة وتعدد الوظائف، وتعدد النشاطات داخل هذه الوظائف، وكذلك طرق المعالجة للبيانات سواء يدويا أو آليا، كل هذه الأسس كان لها دور كبير في تصنيفات نظم المعلومات الإدارية كما أن التنظيمات الكبيرة تكون لديها هياكل إدارية أكثر تعقيداً، ففي المنظمات الكبيرة ممكن تقسيم وظيفة الإنتاج ( مثلاً ) إلى الهندسة الصناعية، و رقابة الجودة، الشراء، والعمليات، بالتالي هناك حاجة لتبادل المعلومات بين هذه الوحدات الفرعية ... والإدارات الرئيسية، ويمكن لنظام المعلومات الإداري أن يعكس هذا الهيكل، وهكذا قد يكون لدى المؤسسة في وظيفة من الوظائف مجموعة من الأنظمة المعلوماتية للإدارة مثلاً وهذه التصنيفات هي كالتالي: 

1- تصنيف نظم المعلومات الإدارية حسب طرق المعالجة: وهذا التقسيم يعكس نوع المعالجة لهذه المعلومات كالتالي:

1-1-نظم المعلومات اليدوية: هي نظم المعلومات الإدارية التي تتم فيها جميع العمليات (إدخال- معالجة -إخراج-بث) على البيانات والمعلومات يدوياً باستخدام السجلات والوثائق الكتابية.

1-2-نظم المعلومات نصف يدوية: وهي نظم المعلومات الإدارية التي يتم فيها جمع العمليات (إدخال ـ معالجة ـ إخراج ـ بث) على البيانات والمعلومات نصف يدوي باستخدام بعض الآلات المساعدة.

1-3-نظم المعلومات الآلية : وهي نظم المعلومات الإدارية، التي تستخدم الحاسب وشبكات المعلومات بصورة كاملة في جميع العمليات على المعلومات.

2- تصنيف نظم المعلومات الإدارية حسب الوظائف في التنظيم : وهذا التصنيف يعكس الوظائف التي في الهيكل التنظيمي للمؤسسات المعنية بهذه النظم وهو كالتالي: 

2-1-نظام معلومات إدارة الموارد البشرية: يحتوي هذا النظام على كل المعلومات والبيانات الإدارية، والتي تخص الأفراد العاملين داخل المؤسسة مثل:

أ-علاقات العمل: يحتوي على كافة إجراءات العمل والعلاقات داخل التنظيم أو خارجه مع النقابات والجهات الأخرى.

ب-شؤون الأفراد : يحتوي على كافة المتطلبات المتعلقة بالأفراد مثل (الإجازات ـ التأمينات ـ عقود العمل) وغيرها من الإجراءات التي تخص أفراد المؤسسة.

ج-سجلات الأفراد: و هي تحتوي على كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بـ:( الأجور-المهارات-المؤهلات- البيانات الطبية والوظيفية).

د-التدريب:  يحتوي على برامج التدريب، نوع الدورات سجلات خاصة بالمتدربين، وكذلك كل ما يتعلق بالبرامج التدريبية.

ه-المرتبات والأجور: هو نظام يحتوي كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بمستحقات الأفراد العاملين في المؤسسات ( مبلغ الأجر ـ الخصوم ـ الأقساط ـ صافي المستحقات) وهناك مؤسسات تصنفه ضمن إدارة الأفراد، ومؤسسات تصنفه ضمن إدارة التمويل (نظم المعلومات المحاسبية).

2-2-نظام معلومات التمويل: وهو نظام معلومات المحاسبة داخل المؤسسة، وقد يصنف ضمن نظم معلومات الإدارة وقد يصنف كنظام مستقل بذاته.

2-3-نظام معلومات التسويق: هو النظام الذي يقوم بكافة المهام المتعلقة بالحصول والمعالجة للبيانات التسويقية للمؤسسة ويتكون من العناصر التالية: 

أ-بحوث التسويق: وهو جزء مهم في نظام معلومات التسويق، يستقي مدخلاته من المصادر الخارجية والداخلية، بهدف دعم العمليات التسويقية داخل المؤسسة.

ب-تطوير المنتجات: الحفظ والمعالجة لكل بيانات ومعطيات تطوير المنتج ضمن نظام المعلومات التسويقي. 

ج-التسعير :  البيانات والمعلومات عن عمليات تسعير المنتجات.

د- الترويج:  يحتوي البيانات والمعلومات عن عمليات الترويج للمنتجات.

ه-المبيعات:  يحتوي كافة البيانات والمعلومات و التصميم لمبيعات المؤسسة.

2-4-نظام معلومات الإنتاج: وهو النظام الذي يجمع كافة المعطيات والبيانات والإجراءات عن:

   أ ـ تخطيط الاحتياجات من الموارد.

 ب ـ عمليات التحويل الفعلي للمواد والمنتجات.

 ج ـ الهندسة الصناعية للمعدات والتجهيزات.

  د ـ الشحن والاستلام للمواد.

  ه ـ المشتريات.

  و ـ رقابة الجودة.

3- تصنيف نظم المعلومات حسب المستويات الإدارية إلى: 

3-1- نظم معلومات المستوى الإستراتيجي.

3-2- نظم معلومات المستوى الإداري.

3-3- نظم معلومات المستوى المعرفي.

3-4- نظم معلومات المستوى التشغيلي.

شكل رقم (2-1): يوضح أنواع نظم المعلومات وعلاقتها بالمستويات الإدارية

المصدر: عبد الحميد عبد الفتاح المغربي، نظم المعلومات الإدارية الأساس والمبادئ، ، مصر، المكتبة العصرية، 2002م، ص94.

وقد أفرد هذا التصنيف مستوى رابع يقع في أسفل الهرم الاداري قبل المستوى التشغيلي أطلق عليه المستوى المعرفي، والذي يتعلق بالوحدات والأقسام الخاصة بموظفي البيانات والمعلومات، على اعتبار أنها تمثل مستوى يوفر المعرفة داخل المؤسسة، وهي تمتلك نظم معلومات تختص بهذا المستوى الإداري.

4- تصنيف نظم  المعلومات الإدارية حسب المستوى التنظيمي : 

4-1-نظم المعلومات الإدارية على مستوى الإدارة: وهي نظم معلومات قد توضع لخدمة إدارة معينة مثل ـ الإنتاج ـ المالية ...... الخ.

4-2-نظم المعلومات الإدارية على مستوى المنظمة: وهي نظم معلومات تخدم المنظمة بشكل عام، وتربط جميع إدارات و وحدات المنظمة في نظام معلومات واحد.

4-3-نظم المعلومات الإدارية على مستوى عدة منظمات: وهي نظم المعلومات التي تربط أكثر من منظمة مع بعضها مثل البنوك والمستشفيات والفنادق.

5- تصنيف نظم المعلومات وفق اهتمامها وطبيعة عملياتها:-حيث تقسم النظم وفق هذا التصنيف إلى:

5-1- نظم معالجة العمليات: وهي نظم المعلومات التي تخدم نشاطات وعمليات محددة في المؤسسات وتعالج بياناتها، وتخدم المستويات التنفيذية، وتعتبر بيانات عملياتها مدخلاً من مدخلات نظام المعلومات الإدارية.

5-2-نظم التقارير الإدارية: وهي النظم التي تقدم المعلومات اللازمة لمتخذ القرارات في منظمات الأعمال المختلفة وتصدر معالجتها للبيانات في صورة تقارير بصورة دورية.

5-3-نظم دعم المدراء: وتهدف هذه النظم إلى دعم المدراء، في الإدارة العليا في المؤسسة من خلال مدهم بالمعلومات بالسرعة، والدقة اللازمة.

5-4-نظم دعم جماعات العمل: وهذه النظم تعمل على دعم الموظفين، والمدراء في أعمالهم اليومية من خلال شبكة العمل، والبريد الإلكتروني، وشبكات تبادل المعطيات بينهم.

5-5-نظم دعم القرارات: وتهدف إلى مساعدة المدراء في اتخاذ القرارات، وسيشار إليها بالتفصيل لاحقا.

5-6-النظم الخبيرة: وهي أحد فروع الذكاء الصناعي، وتستخدم للوصول إلى القرارات وسوف يشار لها بالتفصيل لاحقا.

هيكلة نظم المعلومات الإدارية:

 يعتبر الإطار الرئيسي  لشكل هيكل نظام المعلومات الإداري و الذي يعكس درجة تفويض صلاحية معالجة المعلومات واتخاذ القرارات وتوزيع المسؤوليات في التنظيم، ووفقاً لهذا الإطار يوجد عدد من الأشكال لهياكل نظم المعلومات الإدارية وهي:

1-الهيكل المركزي: في هذا الهيكل يتم معالجة المعلومات والبيانات في مركز الهيكل (الحاسب المركزي) ويتم الدخول إلى الملفات وقاعدة البيانات الموجودة في الحاسب المركزي عبر الوحدة الطرفية وباستخدام كلمة مرور ويكون الهيكل على شكل نجمة.          

2-الهيكل اللامركزي: وهو النظام الذي تختص فيه كل وحدة في الهيكل بمعالجة وإنتاج المعلومات الخاصة بها لا مركزيا، ويتم التنسيق مع المراكز الأخرى في الهيكل لتبادل المعلومات؛ حيث يتم معالجة المعلومات الخاصة بكل وحدة إدارية فيها، و يتم التنسيق بصورة نهائية لتبادل المعلومات بين الوحدات المختلفة داخل التنظيم.

3-الهيكل التوزيعي لنظام المعلومات الإدارية: هو نظام متعدد المعالجة توجد فيه عدة حواسيب منفصلة تقوم بدعم مراكز مستقلة  في هذا النظام التوزيعي ترتبط كل وحدة تشغيل مركزية موجودة في مركز مستقل بالوحدات التشغيلية الأخرى مكونة شبكة تداخل حقيقية؛حيث تعالج البيانات في مراكز منفصلة ثم يتم توزيع البيانات حسب الحاجة وفق شبكة لتبادل المعلومات بين الوحدات داخل النظام.

4-الهيكل الهرمي لنظام المعلومات الإدارية: وهو نظام المعلومات الذي يوزع المعلومات في شكل الهيكل الإداري، بحيث يقوم هذا النظام بتوزيع موارده من المعلومات على كل الإدارات والأقسام في الهيكل التنظيمي، من خلال تقسيم قواعد البيانات والملفات حسب المستويات الإدارية، بحيث يخصص لكل مستوى إداري نظامه الفرعي للمعلومات.

نظم المعلومات المحاسبية:

 يعتبر نظام المعلومات المحاسبي من أول الأنظمة التي ظهرت في المؤسسات باعتباره النظام الأساسي الذي واكب تطور المؤسسات، ثم ظهرت الأنظمة الأخرى، وقد  تعددت وجهات النظر حول اعتباره أحد الأنظمة الجزئية لقطاع المعلومات الإداري، أو أنه نظام مستقل بذاته، له مدخلاته وعملياته الخاصة وأنظمته الفرعية، مثل نظام معلومات التكاليف والمحاسبة الإدارية وغيرها، وقد قامت رابطة المحاسبة الأمريكية بالتوفيق بين وجهتي النظر، أن النظامين مستقلان عن بعضهما، ويوجد تداخل بين النظامين  يمثل محاسبة العمليات.

مفهوم نظام المعلومات المحاسبي:

إن استخدم الحاسب الإلكتروني، قد أحدث تغييرا في هيكل نظم المعلومات المحاسبية، وفي الإجراءات المتبعة في تسجيل وتشغيل البيانات، وفي إجراءات المراجعة بصفة عامة، وفي سندات المراجعة بصفة خاصة، باستخدام الوسائط الجديدة، إلا أنه لم يغير من أهداف الوظيفة المحاسبية، والمحاسبة تؤدي الوظائف التالية: تسجيل الأحداث، وتبويبها، وتصنيفها واستخلاص النتائج العادية، وتقديم المعلومات لجميع الأطراف ذات العلاقة في المنشأة، من خلال عدة مبادئ، وهي الثبات، الإفصاح، الموضوعية، الحيطة والحذر، المنفعة.

-كما يعرف محمد مطر، المحاسبة على أنها: " نظام يختص بتحليل، وتسجيل، وتبويب، ثم تلخيص وتفسير العمليات المالية التي تحدث في الوحدة الاقتصادية وذلك بقصد تحديد نتيجة أعمال هذه الوحدة عن فترة مالية معينة، وتحديد مركزها المالي في نهاية الفترة".

  -وقد أشار الكاتب إلى تطور تعريف المحاسبة فعرفها: " بأنها نظام للمعلومات يختص بتحديد، وقياس، وتوصيل معلومات كمية عن الوحدة الاقتصادية، يمكن استخدامها في عمليات التقييم واتخاذ القرارات، من قبل الأطراف أو الفئات المستخدمة للمعلومات".

وكانت تتم كافة عمليات هذا النظام يدوياً، وبعد التطور الكبير في مجال الأنظمة المعلوماتية  داخل المؤسسة كان نظام المعلومات المحاسبي هو أحد الأنظمة التي كان لها نصيب كبير من هذا التطور التكنولوجي، وهناك عدد من التعاريف لنظام المعلومات المحاسبي منها:

- عرفه محمد يوسف حفناوي بأنه: "عبارة عن مجموعة من المكونات مثل، الوسائل الآلية والأوراق والمستندات والسجلات والتقارير والأفراد والإجراءات التي تتكامل مع بعضها البعض لتحقيق هدف المعالجة للبيانات المالية عن طريق التسجيل، والتبويب والتلخيص لتحويلها إلى معلومات محاسبية مثل قائمة الدخل، وميزان المراجعة، والميزانية والتي تدعم قرار مدراء المنشأة التي تحتوي هذا النظام المعلوماتي المحاسبي".

وهذا التعريف من وجهة نظر العاملين في حقل المعلومات، و قد أشار إلى الوسائل الآلية، و التي تعتبر مقوما أساسيا من مقومات نظم المعلومات المحوسبة، كما أشار إلى مصطلح معالجة البيانات وكذلك العمليات التي تتم على المعلومات المحاسبية.

- وعرفه أحمد حلمي جمعة و آخرون بأنه: "الأداة القادرة على تحقيق التفاعل بين مقومات النظام المحاسبي وعملية اتخاذ القرارات الاقتصادية، وكذلك تطوير النظام الذي يعمل على تجميع وتسجيل وتبويب وتلخيص وتفسير المعلومات المتعلقة بالأحداث الاقتصادية التاريخية والمستقبلية".

في هذا التعريف شبه النظام المعلوماتي بالأداة التي تحقق التفاعل لدعم العلاقات داخل المؤسسة، وتدعم تطوير النظام المحاسبي وكذا قدراته على تخزين واسترجاع المعلومات القديمة و الحديثة وهذا التعريف من وجهة نظر المحاسبيين.

- وعرف عصام فهد العديين وآخرون نظام المعلومات المحاسبي بأنه: "أحد مكونات التنظيم الإداري يختص بجمع، وتبويب ومعالجة وتحليل وتوصيل المعلومات المالية والكمية لاتخاذ القرارات إلى الأطراف الداخلية والخارجية ".  

وبالعودة إلى كثير من التعاريف لنظم المعلومات المحاسبية، يلاحظ أنها تهتم بالعمليات، وكذلك الأدوات المستخدمة ولا تشير إلى الأنواع المختلفة لأنظمة المعلومات المحاسبية والتي تقسم إلى الأنواع التالية:

1-المحاسبة المالية: والتي تصمم برامجها لتساعد على تسجيل جميع المعاملات المالية محاسبيا وتستخـرج منها قائمة المركز المالي وحساب الأرباح و الخسائر.

2-المحاسبة الإدارية: وتشمل كافة أنظمة المعلومات المحاسبية الإدارية مثل نظام معلومات التكاليف،      و الذي يساعد على تسجيل المعلومات التي تساعد الإدارة في التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات.

3-محاسبة المال العام: وهي تسجل نشاطات الدولة (إيرادات، ونفقات) وتساعد على إعداد الميزانية العامة والحساب الختامي للدولة.

4-المحاسبة القومية: وهذا النظام يهتم بتسجيل معلومات الدخل العام لقطاعات الدولة وإيراداتها الخارجية، وتساعد على إعداد ميزان المدفوعات.

5-النظم المحاسبية: فرع جديد للمحاسبة المالية، يهتم بتطبيق البرامج المعلوماتية على المحاسبة بهدف تشغيل الأنظمة إلكترونيا.

6-المراجعة: وهي تهتم بالمراجعة والتدقيق والفحص للمستندات والقيود المالية.

ومن كل ما تقدم تبين للباحثة أن مفهوم نظام المعلومات المحاسبي هو: " تلك المنظومة التي تتكون من مجموعة من الأنظمة الجزئية المتكاملة فيما بينها بهدف جمع ومعالجة وخزن البيانات والمعلومات المالية المتعلقة بنشاطات المؤسسة التي تخدمه، وتحويلها إلى معلومات محاسبية مفهومة مثل (المؤشرات،النتائج، والقوائم المالية) من خلال استخدام المستندات والسجلات وبرامج الحاسوب، بهدف تسيير نشاط المؤسسة و الوقوف على مراكزها المالية ودعم عملية اتخاذ القرارات فيها".

مكونات وخصائص نظام المعلومات المحاسبي: 

حيث يتكون نظام المعلومات المحاسبي من مجموعة من العناصر الأساسية تشكل البنية المتكاملة لهذا النظام، و كذا تمتعه بمجموعة من الخصائص تزيد من فعاليته داخل المؤسسة.

1ـ مكونات نظام المعلومات المحاسبي: يتكون نظام المعلومات المحاسبي من مجموعة من المكونات تتكامل فيما بينها بعلاقة تفاعلية للقيام بالعمليات المطلوبة من النظام، وهي الحصول على البيانات  (جمع، تخزين ) ومعالجتها من خلال الترتيب والجمع والفرز، وإجراء كافة العمليات عليها سواءً الحسابية أو المنطقية، وتخزينها على شكل تقارير وقوائم ومؤشرات، و استخدامها في معرفة المركز المالي للمؤسسة و تسيير نشاطات المؤسسة و دعم عملية اتخاذ القرار فيها والمكونات التي تقوم بهذه العمليات هي:

1-1-وحدة تجميع البيانات: وهو الجزء من نظام المعلومات المحاسبي الذي يقوم بجمع البيانات والمعلومات المحاسبية، من المصادر الداخلية والخارجية باستخدام الأوراق والمستندات الإثباتية والتقارير، والتي تفيد النشاط المالي للوحدة، ويتم إدخالها إلى الحاسب وخزنها في وسائط التخزين المختلفة، وقد يتم تخزينها حتى يتم معالجتها في نهاية الفترة المحاسبية وقد يكون التخزين يدوياً في سجلات وملفات ووثائق.

1-2-وحدة تشغيل البيانات: وقد يتم تشغيل ومعالجة البيانات المالية فوراً، وتخزينها لفترة لاحقة في السجلات، وفي حالة استخدام الحاسوب تتكون وحدة المعالجة الإلكترونية من المكونات التالية:

أ- الذاكرة الرئيسية: وهي الوحدة التي تتولى التخزين المؤقت للبيانات لتحويلها إلى وحدة العمليات وقد نفقد البيانات إذا إنقطع التيار ولم تخزن هذه البيانات.

ب-وحدة العمليات المنطقية: وهي الوحدة التي تقوم بكافة العمليات على البيانات المحاسبية جمع، طرح، قسمة، والعمليات المنطقية وتحويلها إلى الذاكرة الرئيسية للتخزين.

 ج-وحدة التحكم: وهي الوحدة التي تقوم بالضبط والسيطرة لكل الوحدات داخل الحاسوب.

1-3-وحدة تخزين واسترجاع البيانات: وهي الوحدة التي تقوم بتخزين البيانات والمعلومات بعد معالجتها، بهدف استخدامها في المستقبل أو إجراء أي عمليات عليها ويتم استرجاع البيانات عن طريق وحدات الإخراج المختلفة، طابعة، وشاشة وغيرها.

1-4-وحدة توصيل المعلومات (قنوات المعلومات): وهي عبارة عن الوسائل والقنوات التي تستخدم لتوصيل المعلومات المحاسبية إلى كل الوحدات الإدارية، حتى يتم اتخاذ القرار الإداري بفاعلية، وقد تكون عبارة عن مستندات (تقارير، قوائم مالية).

1-5-وحدة القرارات الإدارية: فقرارات اختيار بديل من بين بدائل عدة، قد تكون نتائجه أساسا لتقديم بيانات ومعلومات تفيد متخذ القرار في دورة تالية، أي التغذية العكسية لنظام المعلومات المحاسبي.

2-خصائص نظام المعلومات المحاسبي: لا تختلـف خصائص المعلومات التي يوفرها أي نظام عن خصائص المعلومات للنظام المحاسبي، بل يضاف عليها بعض الخصائص الإضافية مثل :

2-1-القابلية للمقارنة: فالمعلومات للنظام المحاسبي يجب أن تتوفر فيها صفة إمكانية مقارنتها بمعلومات أخرى عبر الزمن، وكذلك مقارنة نتائجها في القوائم المالية.

2-2-الحيطة والحذر:  فلا بد أن توضع التقارير المحاسبية وتقديراتها بحيطة وحرص تام.

2-3-القابلية للفهم: بحيث يجب أن تكون المعلومات المحاسبية مفهومة.

2-4-الجوهر فوق الشكل: فلا يهم شكل المعلومات المعروضة بأي شكل والأهم هو أن تكون جوهرية ومفهومة.

ومن أجل توفير المعلومة المحاسبية الجيدة وذات الجودة العالية، فلابد أن تتوفر في نظام المعلومات المحاسبي مجموعة من الخصائص التي تزيد في كفاءة النظام وهي:

2-1-يجب أن يحقق نظام المعلومات المحاسبي درجة عالية جداً من الدقة والسرعة في معالجة البيانات عند تحويلها لمعلومات محاسبية.

2-2-أن يرتبط بالهيكل التنظيمي للمؤسسة، حتى يستطيع مد كافة المستويات الإدارية بالمعلومات المحاسبية، عبر قنوات اتصال عالية الفعالية (الشمول).

2-3-أن يكون ذا قدرة على التعامل مع المستقبل (مرنا) حتى يكون ذا قدرة على مواكبة المتغيرات بهدف تطويره وتحديثه.

2-4-أن يملك النظام مجموعة من المعايير الكمية التي تساعد على تقييم أداء النظام بهدف الرقابة على أدائه.

2-5-أن يربط الأهداف الأساسية بالأهداف الفرعية الخاصة بالوحدات الاقتصادية بوسائل وأدوات من أهمها التقارير المالية والدورية، وأن تتيح هذه القوائم لمستخدمها الحصول على المؤشرات اللازمة كمعطيات القرارات.

الدورات الكاملة لمعالجة البيانات والرقابة والتدقيق:

 إن النظام المحاسبي يجسد كافة الأنشطة التي تقوم بها المنشأة في الجانب المالي وهذه الأنشطة تشمل عملية تسجيل كافة البيانات من دفتر الأستاذ العام المجسد للأنشطة التي تخدم المؤسسة و النشاط  الإنتاجي، و نشاط بيع السلع والخدمات، والشراء ودفع المستحقات والحصول على الموارد المالية، وتصنف هذه الأنشطة في خمس دورات لمعالجة البيانات المحاسبية وهي:

1ـ دورة الأستاذ العامة والتقارير المالية: والأستاذ العام يحتوي كافة الملفات الخاصة بالمعاملات والنشاطات للمؤسسة، لذلك تعتبر هذه الدورة شاملة للدورات المختلفة، فدورته تقوم على:  

1-1-  تسجيل كافة العمليات المحاسبية بسرعة ودقة.

1-2-ترحيل هذه العمليات إلى الحسابات المناسبة.  

1-3- المحافظة على التوازن في الحسابات (بين الأرصدة).

1-4- إعداد قيود التسويات اللازمة.

1-5-استخراج القوائم المالية.

2ـ دورة الإنفاق:وهي الدورة المتعلقة بكافة أوجه الإنفاق في المؤسسة وتتكون، من الشراء،  الحسابات الدائنة، المدفوعات النقدية.

2-1- الشراء: ويتم بإعداد طلب الشراء لللجنة المعنية وبعد موافقتها على السلع تكلف قسم المشتريات  بشراء السلع وبعد الموافقة على المواد، وإرسال استلامها من قسم الاستلام بالمخازن حسب المواصفات المحددة في أمر الشراء، تقوم المخازن باستلام البضاعة والمصادقة على المحضر وإرساله للإدارة المالية.

2-2- الحسابات الدائنة: وتسجل فيه عمليات الشراء الآجل، وعمليات الشراء للمواد من حساب كل مورد، من خلال الفواتير المدفوعة أو المؤجلة.

2-3- المدفوعات النقدية:  وهو النظام الذي يراقب كافة المدفوعات النقدية بشيكات والسلف والعهد من خلال التفريق بين المدفوع وفق كل قسم كالتالي: ـ

     أ- قسم الحسابات الدائنة: وهي الوثائق الخاصة بالمدفوعات للموردين.

    ب- قسم الأجور والمرتبات: وهي الوثائق الخاصة بأجور العمال ومستحقاتهم.

    ج- قسم المدفوعات النقدية: ويتولى هذا القسم مسؤوليات الشيكات المستحقة للموظفين كأجور وكذلك مستحقات الموردين.

     د- قسم المراجعة الداخلية: يهتم بالمراجعة والتدقيق للوثائق وكشوف حسابات البنك.

3ـ دورة الإيراد: وهي تشمل مختلف الوظائف التي تتعلق بتحصيل إيرادات المؤسسات، من بيع السلع والخدمات، وغيرها من البضائع لتحصيل الإيرادات وتشمل:

3-1- البيع : يتم استلام طلبات العملاء، وبعد الاتفاق مع العملاء، يقوم قسم البضاعة باستقبال الطلبات وتسجيلها وتجهيز البضائع للعملاء أو شحنها عن طريق قسم الشحن، وتسليم المستندات إلى قسم العملاء، أو يجري في كل قسم كافة إجراءات القيد والتسجيل والحفظ للبيانات ومعالجتها.

3-2-الحسابات المدينة: وتمثل هذه الحسابات نظاماً لتسجيل مديونية المنشأة لدى العملاء، مقابل الخدمات والبضائع، وقد يكون فيه مجموعة من الأقسام منها، الائتمان ويقوم بمراقبة الائتمان، ولا يسمح بحد معين في  بعض الأوقات، قسم الحسابات المدينة وقسم المتحصلات النقدية قسم الأستاذ العام وغيرها حسب نشاط المؤسسة .

3-3-المتحصلات النقدية: وهو النظام الذي يقوم بمراقبة وقيد واستلام المتحصلات النقدية من العملاء ومعالجة كافة البيانات المتعلقة بالمتحصلات.

أ-قسم المتحصلات من المبيعات النقدية: وهو القسم المختص بتسجيل وتخزين كافة البيانات والمعلومات الخاصة بالمبيعات النقدية .

ب-قسم المتحصلات من المبيعات الآجلة : وهو القسم المختص بكافة أعمال المبيعات الآجلة وتحصيل المبالغ، و معالجة كافة البيانات والمعلومات.

4 ـ دورة الإقرار المالي: وهي الدورة التي يتم فيها معالجة مخرجات الدورات الجزئية السابقة من خلال مجموعة من الإجراءات هي :

 4-1- تحديث قواعد البيانات المحاسبية. 

 4-2-تسجيل القيود اليومية المحاسبية.

 4-3-الترحيل لحساب الأستاذ العام .

 4-4- إعداد ميزان المراجعة الأول.

 4-5-تسجيل قيود التصحيح والتسويات والأقفال.

 4-6-إعداد ميزان المراجعة النهائي.

 4-7- إعداد القوائم المالية.

وهناك مجموعة من الإجراءات، تتم إما داخلية أو خارجية للتأكد من مدى تطبيق الإجراءات والمعايير المحاسبية وتحديد كفاءة النظام في أداء كافة المهام المحاسبية من قيد وتسجيل ومعالجة ومراقبة ومعرفة الانحرافات للمحافظة على موارد المؤسسة من الهدر والسرقة، والرقابة نوعان:

§       رقابة خارجية: وهي عملية الفحص لسجلات المؤسسة، من قبل هيئة خارجية مؤهلة وفقاً لمعايير موضوعية بهدف تقييم كفاءة نظام المعلومات المحاسبي وقياس مدى دقة البيانات والالتزام بالقوانين.

§       رقابة داخلية: وتتم من خلال أنواع مختلفة من الأنظمة الرقابية داخل النظام المحاسبي للمعلومات وهي:

أ - نظام التغذية العكسية: وهو النظام الذي يعمل على مقارنة النتائج المعيارية المحددة مسبقاً مع النتائج التي حققتها المؤسسة خلال فترة محددة، بهدف معرفة الانحرافات.

ب- نظام الرقابة المسبقة: وهي الرقابة على أعمال المؤسسة قبل ظهور الانحرافات المتوقعة (مثل مراقبة المخازن) وتحديد نقطة إعادة الطلب للمخزون.

        ج- نظام الرقابة الداخلي: وهي مجموعة السياسات والإجراءات، التي تم وضعها بغرض التأكد من تحقيق الأهداف في كل وحدة من الوحدات التي تشملها المؤسسة.

ويقوم نظام المعلومات المحاسبي بالتدقيق في كافة الأعمال المالية التي تمارسها المؤسسة والتأكد من مدى قدرته على تحقيق أهداف المؤسسة من خلال استخدامها بعض البرامج التطبيقية في الحاسب، والتدقيق في نتائج أعمال المؤسسة من خلال دراسة القوائم المالية والوصول إلى النتائج.

نظم مساندة القرارات:

تعمل نظم المعلومات الإدارية على جمع ومعالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات مفيدة تقدم للإدارة لتساعد في عمليات اتخاذ القرارات حسب مستوياتها، فالقرارات الإستراتيجية تتخذ من قبل الإدارة العليا والقرارات التكتيكية تتخذ من قبل الإدارة الوسطى في حين تتخذ المستويات الدنيا القرارات الخاصة بالتشغيل، وهي بذلك تدعم بصورة مباشرة القرارات المهيكلة وبصورة غير مباشرة القرارات غير المهيكلة وشبه المهيكلة.

وهو ما دفع إلى إيجاد نظم معلومات تعمل على مساندة القرارات (المهيكلة، وغير المهيكلة)، وبصورة مباشرة، وقد نتجت عن التقدم في تقنية المعلومات الإدارية وبحوث العمليات في شكل النماذج التخاطبية.

مفهوم نظم مساندة القرارات:  

إن التعامل مع نظم المعلومات كان يتم عن طريق خبراء المعلومات، الذين يقومون بمد الإدارة بمختلف مستوياتها بالمعلومات اللازمة لإدارة أنشطة المؤسسة، واتخاذ القرارات فيها، وهذا ما دفع إلى إلغاء الوسطاء، بإيجاد نظام يسمح بالتفاعل المباشر بين الحاسب الآلي والمستخدم النهائي للنظام دون الحاجة إلى وساطة (خبراء المعلومات) أثناء عملية الاستخدام، وقد ساعد على ذلك نظام المشاركة بالوقت في استخدام الحاسب الآلي، حيث يمكن لأكثر من فرد المشاركة في استخدام الحاسب الآلي وقواعد البيانات المتوفرة لديه، ووفقاً لذلك المفهوم قدمت عددا من التعاريف منها:

عرف محمد نور برهان، وغازي إبراهيم رحو: " نظم مساندة القرارات بأنها نظم معلومات محوسبة تفاعلية، تساعد متخذ القرارات في استخدام البيانات والنماذج لحل المشاكل الإدارية غير محددة البنية ضعيفة التحديد ".

-عرفها (Little):" كمجموعة من الإجراءات المبنية على النماذج لمعالجة البيانات والأحكام الشخصية لمساعدة المدير في وضع القرارات^"

-وعرفها كامل السيد غراب، و فادية حجازي على أنها:"نظم تخاطبية تقوم على استخدام الحاسبات   الآلية "

-وعرف سعد غالب التكريتي، نظم مساندة القرارات: "بأنها حلقة في تطور نظم المعلومات المحوسبة وهي أيضاً نظم معلومات حاسوبية تساعد الإدارة على اتخاذ القرارات (غير الهيكلية) و(شبة الهيكلية) وذلك من خلال استخدام النماذج، قاعدة البيانات، وواجهة بسيطة وصديقة للمستفيد النهائي ".

-كما عرفها جمال العويسات على أنها:  "مجموعة متكاملة من أدوات الحاسب لاسترجاع المعلومات التي تفيد في صنع القرارات غير التركيبية وشبه التركيبية ".

ومن خلال التعاريف السابقة يمكن تحديد بعض الخصائص لنظم مساندة القرارات والتي وضحها(Robert. thereof) في كتابه كالتالي :

§       تفاعل العنصر البشري مع الحاسب، فهناك حوار وتفاعل بين الآلة والمستخدم (متخذ القرارات).

§       تساعد على حل المشاكل بأنواعها المختلفة، سواء المهيكلة أو غير المهيكلة أو شبه المهيكلة.

§       عندها قدرة استفسارية وذلك بالحصول على المعلومات عن طريق الحوار.

§       استخدامها للنماذج الرياضية والإحصائية، فتعمل على تقييم الحلول البديلة وهي أداة مهمة في نظام مساندة القرارات في اتخاذ القرارات.

§       تكامل النظم الفرعية فيها، بحيث تشغل كافة البيانات المستخدمة من جميع الفروع.

§       منهج سهل الاستخدام، فبالإضافة إلى التفاعل بين الإنسان والآلة، تسمح بتدخل الإنسان بالنظام.

§       منهج يتكيف مع الزمان بتغيير النظام لمواجهة المتغيرات.

* تمتاز بالدعم المباشر للإدارة العليا " الإستراتيجية " ولهيئات الاستشارات، وتقديم الخبرات للإدارة العليا والإدارة الوسطى في حل المشاكل شبه المهيكلة.

ومن خلال ما تقدم يمكن تعريف نظم مساندة القرارات بأنها: " تلك النظم المعلوماتية المتقدمة والتي تسمح بتفاعلين مباشرين بين الآلة والمستخدم، من خلال مجموعة من الإجراءات تستخدم قاعدة نماذج ونظم إدارة قاعدة النماذج وقاعدة بيانات ونظم إدارة قاعدة البيانات بهدف مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات، (غير المبرمجة) و(شبة المبرمجة) ".

هيكل نظم مساندة القرارات:

تتكون نظم مساندة القرارات من مجموعة من المكونات تميزها عن نظم المعلومات الإدارية، وهي تختلف عن نظم المعلومات الإدارية، وهي متكاملة فيما بينها، وذلك من خلال إدارة الحوار في النظام وواجهة المستفيد، وذلك لدعم مختلف القرارات غير المبرمجة والقرارات شبه المبرمجة في المؤسسة وهذه المكونات ممثلة فيما يلي:

 1- قاعدة البيانات: وهي مجموعة من الملفات متكاملة مع بعضها البعض، وهي الجزء الذي توجد فيه البيانات في نظام مساندة القرارات وهناك أنواع كثيرة من قواعد البيانات منها:

1-1-قواعد البيانات التشغيلية: وتحتوي البيانات المطلوبة لدعم أنشطة وعمليات المؤسسة.

1-2-قواعد البيانات التحليلية: وتحتوي البيانات و المعلومات المستنبطة من القاعدة التشغيلية أو من قواعد خارجية .

1-3-قواعد بيانات مستودع البيانات: وهي حزم متنوعة من قواعد البيانات الخاصة وأنشطة المؤسسة وعملياتها لسنوات سابقة أو العمليات الفورية.

1-4-قواعد البيانات الموزعة: وهي حزم بيانات مجموعة العمل المحلي أو فروع وحدات المؤسسة.

1-5-قواعد بيانات المستفيد النهائي: وهي مكونة من قبل المستفيد في مجال يهمه.

1-6-قواعد بيانات خارجية: تفيد المؤسسة في مجال نشاطها وقد تكون برسوم.

1-7-قواعد البيانات النصية: وتنشأ لتخزين كافة البيانات والصور والوثائق المستخدمة في العمل.

2- نظم إدارة قواعد البيانات: وهو نظام يقوم بحماية عملية التكامل بين البيانات والسيطرة على أنشطة المعالجة للبيانات الحالية والمحافظة على البيانات التاريخية، وتعمل من خلال مجموعة من الحزم البرمجية لإدارة البيانات وتتكون من مجموعة من النظم الفرعية هي:

2-1-محرك نظام إدارة قواعد البيانات.

2-2-النظام الفرعي لمعالجة البيانات.

2-3-النظام الفرعي لتعريف البيانات.

2-4-النظام الفرعي لتطبيقات البيانات.

2-5-النظام الفرعي لإدارة البيانات.

3- قاعدة النماذج: وهي تحتوي على حزمة من النماذج الإحصائية والرياضية والاقتصادية والمحاسبية اللازمة لتحليل البيانات، وتحويلها إلى معلومات تساعد عملية اتخاذ القرارات وتضم ثلاثة أنماط من النماذج، وهي النماذج الإستراتيجية والنماذج التكتيكية، والنماذج  العملياتية .

4- نظام إدارة قاعدة النماذج: وهو الجزء من النظام المختص ببناء و تحديث النماذج ومعالجة البيانات فيها وكذلك يحتوي مجموعة برامج تساعد على تفاعله مع كل مكونات النظام.

5-نظام إدارة الحوار: ويتكون من مجموعة من البرامج والتي تسمح بالتحاور بين النظام والمستفيد، وبين أجزاء النظام الداخلية، ويجب أن يتميز نظام الحوار بالبساطة، أي سهولة الاستخدام والمرونة في الاستخدام وتوفر المعلومات الاستشارية.

6- الواجهة: وهي الطريق التي يتم من خلالها تعامل المستخدم مع النظام لإدخال الأوامر والحصول على الاستفسار، واستخراج المعلومات.

ونظم مساندة القرارات (DSS) توجه لدعم قرارات الإدارة العليا وبصورة فردية مباشرة وإن تركيبة النظام تختلف من حيث، البرامج والإجراءات، والتسهيلات وطبيعة ونوع البيانات، وفي الطبيعة الهندسية في حالة دعم القرارات الجماعية ( GDSS)، وذلك من حيث التالي: 

§       نمط غرفة القرار حيث توجد كل مكونات نظام مساندة القرار الجماعي في حيز واحد ويرتبط كل فرد معها من خلال حاسب شخصي.

§       يمتد النظام على شبكة الاتصالات المحلية حيث لا يجتمع أفراد الفريق في مكان واحد.

§       ربط غرف قرارات متعددة مع بعضها البعض وباستخدام تقنيات الاتصال الحديثة.

§       وقد تكون على شبكة واسعة الانتشار.

§       يحتوي على أدوات وبرامج إضافية منها :

 أ - العصف الذهني الإلكتروني للمساعدة في جمع الأفكار.

ب- خلق الأفكار لتنشيط العملية الذهنية (الوحدة).

ج - وحدة تقييم البدائل للمفاضلة بينها.

 د -  دعم التصويت.

          ه- برامج دعم مخطط المجموعة، منظم الأفكار، قاموس المجموعة.

كما تحتوي نظم فرعية لدعم التفاوض، ونظم لإدارة الحوار، كما تحتوي على إجراءات تفعيل مجموعة العمل و تختلف عن النظم الفردية في طرق الدعم للقرارات.

 أنوع نظم مساندة القرارات:

تنوعت نظم مساندة القرارات وتعددت بشكل كبير مما سبب في تداخلها من حيث المدى الذي تغطيه في  نشاطات المؤسسة وطرق اهتمامها، وسواء تغطي المؤسسة أو جزء منها، وقد  تدعم فرداً أو جماعات ولذلك ظهرت عدد  من التصنيفات لنظم دعم القرارات وبشكل كبير ومن هذه التصنيفات:

1- التصنيف حسب مستخدم النظام: و التي يمكن تقسيمها إلى الأقسام التالية:

1-1-نظم دعم القرارات الفردية: وهي تلك النظم التي تدعم قرارات الفرد الواحد وقد تتكرر قراراته. 

1-2-نظم دعم القرارات الجماعية: وهي من أهم نظم دعم القرارات، وهي تعمل على دعم مجموعة من الأفراد داخل التنظيم.

1-3-نظم دعم تنظيمية: وهي نظم تهتم بدعم التنظيم من خلال دعم عملياته ووظائفه مثل التخطيط طويل الأجل وتخصيص الموارد وتوزيع المهام.

2- التصنيف حسب اهتمامها بالبيانات والنماذج: حيث يراعى في هذا التقسيم درجة الاهتمام بالبيانات و النماذج و تقسم إلى:

2-1-النظم التي تعتمد على البيانات: وهي النظم التي تهتم بالبيانات مع إهمال نوع النماذج مثل:

‌أ-    نظم إدارة الملفات وهي نظم تساعد على الوصول إلى وحدات البيانات.

‌ب- نظم تحليل البيانات وهي نظم تساعد على معالجة البيانات.

‌ج-  نظم معلومات التحليل وهي نظم توفر الدخول إلى قواعد البيانات والنماذج.

2-2-نظم تعتمد على النماذج:- وهي النظم التي تهتم بنماذج مع إهمال نوع البيانات مثل: 

           أ-نظم النماذج المحاسبية، و تقوم هذه النظم بحساب تأثير الأعمال التي تم التخطيط لها بناءً على الأسس المحاسبية.

    ب-نظم النماذج التمثيلية، و تقوم هذه النظم بالتنبؤ بالتأثيرات المستقبلية للقرارات.

          ج-نظم نماذج الأمثلية، تقوم باختيار البديل المناسب من بين عدة بدائل وفق أسس.

           د-نظم نماذج الاقتراح، تقوم باقتراح قرارات لمهام مهيكلة.

3- كما ميز)  (spragio, carlesonنوعين لنظم مساندة القرارات:   

3-1- النظم المولدة لنظم دعم القرارات: وهي عبارة عن أدوات من خلالها يمكن الحصول على نظم محددة لدعم القرارات.

3-2- نظم دعم القرارات المحددة: وهي نظم تتعامل مع مشاكل محددة.

4- كما ميز(Donovan, Madnik) نوعين لنظم مساندة القرارات: 

4-1-نظم دعم قرارات المؤسسة: وهي النظم التي تتعامل مع القرارات المتكررة داخل المؤسسة، مثل المشاكل التشغيلية والرقابة الإدارية.

4-2-نظم دعم القرارات الخاصة بموضوع معين بالذات: وهي تدعم القرارات غير المتكررة دورياً  مثل التخطيط الإستراتيجي، والاستثمار والاندماج .. الخ.

وفي السنوات الأخيرة ظهرت أعداد كثيرة من أنظمة مساندة القرارات مما أدى إلى تداخل كبير في تصنيفاتها، وغموض في مفهومها مما دفع ( Spyague and Watson ) في سنة 1996م إلى إعادة تصنيف فئات نظم مساندة القرارات إلى المجموعات الخمس التالية: 

§       نظم البيانات: فالعامل الرئيس هو التعامل مع البيانات لمعالجتها واستخلاص المعلومات لمتخذ القرارات مثل نظم مستودعات البيانات ـ نظم التحليل ـ نظم المعلومات التنفيذية (EIS).

§       نظم المعرفة: وتعتمد هذه النظم على قواعد المعرفة، والخبرة الإنسانية المتراكمة في مجال معين ويتم فيها اقتراح الحلول وهي من تطبيقات الذكاء الصناعي.

§       نظم الوثائق: وهي تعمل من خلال تخزين وتجهيز الوثائق واسترجاع وإدارة الوثائق وتوزيعها وتهدف إلى تحسين اتخاذ القرارات في المؤسسة (نظم إدارة المعرفة).

§       النظم المتداخلة والعابرة: فالنظم العابرة هي النظم التي توجه لدعم المستفيدين من الخارج عن طريق شبكة الإنترنت للمشاركة في البيانات والمعلومات. والنظم المتداخلة، إما توجه لدعم أفراد داخل المؤسسة لدعم القرارات التنظيمية فتسمى النظم المنفردة، أو توجه لدعم المؤسسة كلها بكافة نشاطاتها وعملياتها.

§       نظم الاتصال والدعم الجماعي: وهي النظم التي تستند على تقنيات الاتصال وبرامج الدعم الجماعي، لمساندة القرارات الجماعية مثل (نظم دعم القرارات الجماعية).

وبالإضافة إلى ما تقدم توجد أنماط جديدة، مثل نظم الوظائف الخاصة والأهداف العامة، وهي النظم التي تدعم قرارات، و وظائف محددة مثل الشراء والتخزين و تدعم أهداف محددة للمؤسسة، وكذلك نظم مساندة القرارات المستندة على الويب، لتقويم المعلومات باستخدام برامج التصفح، وهذا التصنيف كأساس لتصنيف مختلف أنظمة مساندة القرارات.

النظم الخبيرة.

تعتبر النظم الخبيرة أحد تطبيقات الذكاء الصناعي المستخدمة في مجال الإدارة، والذي يتميز عن الذكاء البشري بأنه دائم ولا ينسى، والذكاء الصناعي يعمل على دراسة القدرات العقلية للإنسان باستخدام نماذج الحاسوب لإكساب الحاسوب بعضاً منها.

فالنظم الخبيرة تعتمد على أدوات الذكاء الصناعي، في حفظ الخبرات البشرية النادرة ومحاكاتها، وذلك بالسرعة والدقة والقدرة العالية على تخزين كم هائل من المعلومات و المعارف و الخبرات التي تستخدمها بكفاءة في تحديد المشاكل وتشخيصها، واتخاذ القرارات بخصوصها داخل المؤسسة.

المطلب الأول: ماهية ـ مكونات ـ خصائص النظم الخبيرة:

فللوقوف على دور هذه النظم في إدارة المؤسسات يجب الوقوف على ماهيتها و مكوناتها            و الخصائص التي تتميز بها هذه النظم.

1- ماهية النظم الخبيرة: والنظم الخبيرة تعتبر شكلا متطورا من نظم مساندة القرارات، والتي ترتكز على الذكاء والخبرات البشرية المختزنة فيها، مما يمنحها القدرة على اقتراح حلول وقرارات للمشاكل باختيار البدائل المناسبة، وقد تعددت التعاريف لها ومنها:

-حيث عرفها إبراهيم احمد السعيدي بأنها:" مجموعة من البرامج، التي تقوم بحل المشاكل في المجال المحدد له، ويشمل على مكونات حل المشكلة، بالإضافة إلى مكونات يمكن أن تتضمن وسائل مساعدة، لمساعدة القائمين بتكوين النظام على اختبار و تقييم البرامج المستخدمة و الإمكانات التي تساعد على إدخال واسترجاع المعلومات بسهولة عند تشغيل النظام ".

-      و عرفها عثمان الكيلاني بأنه:" ذلك النظام الذي يمتلك القدرة على محاكاة أسلوب وقابليات الإنسان الخبير والمختص في تقديم الاستشارات وإعطاء النصح ".

ومن خلال التعاريف نستخلص مجموعة من الأهداف التي تسعى لتحقيقها النظم الخبيرة وهي :

§       استثمار خبرات الأشخاص في جميع المجالات حتى لو ذهب أو مات هؤلاء الأشخاص فإن خبراتهم تبقى.

§       العمل على الإحاطة حول أكبر قدر من المعارف والخبرات والعلوم في كل المجالات.

§       تعمل هذه النظم على حفظ تكاليف توظيف خبراء متخصصين في هذه المجالات.

§       تحقيق السرعة الفائقة في الوصول إلى حلول للمشاكل واتخاذ القرارات.

§       تساعد النظم الخبيرة على خلق الميزة التنافسية للمؤسسة من خلال اتخاذ قرارات وحيدة صائبة في الوقت المناسب والمكان المناسب.

§       زيادة الموثوقية والموضوعية للقرارات المتخذة في المؤسسات.

§       توفر إمكانية تبادل الخبرات ونقلها من مكان إلى آخر ومن مؤسسة إلى أخرى.

§       حل المشاكل التي تحتاج لتقنيات كمية بسرعة عالية.

ويمكن تعريف النظم الخبيرة: " بأنها مجموعة من برامج الذكاء الصناعي، تستخدم الحاسب الآلي من خلال نمذجة وتخزين قدرات وخبرات الإنسان، في حل المشاكل المعقدة ".

2-مكونات النظم الخبيرة:  يتكون النظام الخبير من حزمة من النظم الفرعية تعمل بالتكامل فيما بينها للعمل على خزن مختلف الخبرات والمعارف والمهارات والتي تتوفر عند الخبراء للعودة إليها عند حدوث أي مشكلة لحلها دون الرجوع إلى الخبراء والمختصين كما في الشكل التالي رقم (2- 3):

حيث يوضح الشكل السابق العناصر الداخلية التي يتركب منها النظام الخبير و هي كالتالي:

2-1-قاعدة المعرفة: وهي نظام فرعي تخزن فيه معرفة متخصصة لمجال محدد، وتشتق من الخبير وتستوعب وتشفر في برنامج وتخزن في قاعدة معرفة النظام والقواعد تنقسم إلى:

أ ـ قاعدة الحوادث: حيث كل حدث يستخلص من قاعدة.

       ب ـ قاعدة القواعد: قاعدة المعارف بشكل عام.

2-2-الذاكرة العاملة: وهي تحتوي على الحقائق الخاصة بالمشكلة موضع البحث، وتتم عملية المقارنة بين المشكلة المطروحة والعلاقة التي يحتويها النظام، والموجودة في قاعدة المعرفة، بعد ذلك ندخل المعلومات الجديدة إلى الذاكرة العاملة وكذا الاستنتاجات من النظام، بحيث تحتوي الذاكرة على كل البيانات المتعلقة بالمشكلة سواء القديمة أو الجديدة.

2-3-آلة الاستدلال: وهي التي تعمل على نمذجة عملية التفكير والإدراك الإنساني، وتقوم بوظيفة مزج ومقارنة الحقائق التي توجد في الذاكرة العاملة مع المعرفة المتخصصة الموجودة في قاعدة المعرفة لاشتقاق حلول للمشكلة.

2-4-تسهيلات التفسير: وهي القدرة لدى النظام الخبير على تفسير وشرح التفكير والإدراك والحل الذي ينصح به، وكذلك تحديد الأخطاء الموجودة في النظام.

2-5-واجهة المستفيد:  وهي مجموعة من الإجراءات، تساعد المستخدم على التفاعل مع النظام من خلال لغة تخاطب تعتمد أسلوب الحوار المبسط.

 

3- خصائص النظم الخبيرة: تتوفر في النظم الخبيرة مجموعة من الخصائص، تميزها عن باقي النظم التقليدية المعروفة، وهذه الخصائص هي:

3-1-تمثيل المعرفة رمزياً بحيث تعرض المفاهيم والحقائق والقواعد على شكل رموز في النظام الخبير.

3-2-يتم التركيز على مجال واحد عند تصميم النظام الخبير، وتخزن فيه كافة المهارات المتعلقة بهذا المجال.

3-3-فصل المعرفة عن السيطرة، بحيث تكون قاعدة المعرفة وآلة الاستدلال نظامين مستقلين عن بعضهما وذلك ليسهل صيانة النظام وتعديله.

3-4-يقوم على أساس التحليل التجريبي والمعالجة الرمزية.

3-5-إن النظام الخبير يستخدم تقنيات الإدراك والتفكير الاستكشافي للبحث واستعراض حلول للمشاكل.

3-6-البرمجة مقابل المعرفة حيث البرمجة تستخدم في كافة البرامج التقليدية، أما البرامج الخاصة بالنظم الخبيرة تعتمد هندسة المعرفة، وهي العملية التي تتضمن بناء النظام الخبير.

تطبيقات النظم الخبيرة في الإدارة:

تعمل المؤسسات على استقطاب الخبراء والمستشارين، وذلك بهدف الوصول إلى أحسن أداء في إدارة هذه المؤسسات، واتخاذ القرارات الفاعلة سواء كانت، إستراتيجية أو تكتيكية أو تشغيلية  ومع التقدم الكبير في مجال التكنولوجيا، ظهرت عدد من الأنظمة تحل محل هؤلاء الخبراء، وذلك للاستفادة من خبراتهم، و تخزينها في هذه الأنظمة وإعادة استعمالها، وبذلك تخفض المؤسسة من تكاليف التوظيف لهؤلاء الخبراء، والنظم الخبيرة كل يوم في تطوير مستمر وتغزو كل يوم مجالا من المجالات، وهناك تطبيقات كثيرة منها:

1- التطبيقات العامة: إن التطبيقات للنظم الخبيرة كل يوم تغزو مجالا من مجالات الحياة سواء الهندسية والعسكرية والطب، والكيمياء والتكنولوجيات وغيرها ومن هذه التطبيقات:

1-1-نظام (Mycin):يهدف النظام إلى تشخيص أمراض الدم، وداء السحايا ويحدد نوع البكتيريا ويحدد حتى جرعة العلاج، وفيه يتم فصل قاعدة المعرفة عن آلة التفسير، مما أدى إلى ظهور منظومةmycin)  )التطويرية التي ساهمت في بناء العديد من أنظمة التشخيص الأخرى.

1-2- نظام (Dendarl) : يساهم في معرفة التركيبية النووية للجزئيات العـضوية.

1-3- نظام (Litho): ساعد على دراسة الخواص الفيزيائية للصخور، للمساعدة على التنقيب عن النفط.

2- التطبيقات في مجال الإدارة: بحيث تدعم تطبيقات النظم الخبيرة وتتخذ كل القرارات سواء (الاستراتيجية، التكتيكية، التشغيلية) و ذلك بحسب ما صممت له هذه النظم الخبيرة داخل المنظمة ومن هذه التطبيقات:-

2-1- نظام(ISIS): هو نظام خبير يختص في إدارة ومراقبة الإنتاج في الورش، من خلال مخطط للإنتاج وبناء الأوامر مع معرفة الحواجز التي يمكن مقابلتها.

2-2-نظام(SURVY): يعمل على مراقبة نظم الإنتاج، وبصفة خاصة مراقبة اهتزاز المكائن لمعرفة الأعطال وتحديد أوقات الإصلاح بدقة.

2-3-نظام TRACOR)): وهو نظام لتسيير الإنتاج باستخدام الحاسب ويعمل على تصحيح أخطاء التصنيع ويحتوي (633) قاعدة.

2-4- نظام(SEXSY): يستخدم النظام في شبكة التوزيع ويحتوي (600) قاعدة.

2-5- نظام(FIUYPRC): هو نظام مالي يستخدم من قبل المصرفيين والمؤسسات المالية، ويسمح بتقييم المردودية المالية، وتحديد المخاطر، واقتراح الحلول ويحتوي (405) قاعدة.

2-6- نظام(CREDITMANAGER): ـ يعمل على معالجة المعلومات المحاسبية في البنوك والمؤسسات المصرفية.

2-7- نظام تخطيط النواحي المالية(PLANPOWER):  يطور الخطط المالية للعميل من خلال تحليل المعطيات الخاصة به مثل، معاملاته المالية، أهدافه، معدل الفائدة، التضخم.. الخ.

2-8-كما تستخدم كثير من المؤسسات أنظمة خبيرة في مجال التأمين، وتحليل القوائم المالية والاستشارات الضريبية، وإدارة المخزون، والتوظيف وغيرها.

    والمؤسسات، تعمل جاهدة على تحسين أدائها من خلال استخدام أحدث التقنيات في مجال أعمالها.